Автоматическое
ведение Дневника
Выше мы рассмотрели
ручное ведение
Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного
ручного протоколирования.
Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом
режиме записи для событий вашей деятельности.
Виды протоколируемой
деятельности, заносимой в
Дневник, можно установить в диалоговом окне
Параметры дневника (Journal Options).
Пример
6.2. Установка параметров Дневника
Сервис >
Параметры. . .
Настройки
Параметры
дневника... (рис. 6.5)
Рис.
6.5. Диалоговое окно
Параметры дневника
Количество
элементов, для которых
Дневник Outlook может автоматически создавать
записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно.
Выберите в поле
Автозапись элементов (Automatically record these items)
те, что не требуют вашего вмешательства.
Замечание
Мы
еще не рассматривали эти элементы, но их суть — сообщения электронной почты,
о которых пойдет речь е главе 9 "Электронная почта".
В разделе
Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых
будут протоколироваться выбранные выше сообщения.
Дневник Outlook
предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте.
Выделите контакт и выберите команду > действия >> Новая запись в дневнике.
В области
Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов,
информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только
типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.
Замечание
Если
вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook,
Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи
является путь к файлу, например D:\Outlook2002\05\ou05.doc.
Переключатель
справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:
- открыть запись
в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен
по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике
с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);
Рис.
6.6. Ярлык файла Word в форме
Запись в дневнике
- открыть элемент,
на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by
the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был
создан.
Нажатие кнопки
Автоархивация дневника (AutoArchive Journals Entries) приведет к появлению
диалогового окна
Свойства папки "Дневник" (Journal Properties)
с открытой вкладкой
Автоархивация (AutoArchive), в которой можно установить
параметры автоархивации элементов данной папки.
Пример
6.3. Автоархивация элементов Дневника
{В диалоговом
окне Свойства папки "Дневник"}
Архивировать
папку со следующими настройками (рис. 6.7)
Удалять элементы
старше 12 мес.
Перемещать
старые элементы в папку по умолчанию
Применить
ОК
Рис.
6.7. Диалоговое окно
Свойства папки "Дневник"
вкладка
Автоархивация
Замечание
Подробнее
об автоархивации и других свойствах папок будет рассказано в разделе 7.3 "Свойства
папки Outlook".
