Электронный документооборот




Глава 7. Персональный компьютер в работе секретаря-референта


    Глава 7. Персональный компьютер в работе секретаря-референта
    Глава 7. Персональный компьютер в работе секретаря-референта Основные сведения о персональных компьютерах Назначение и состав устройств персонального компьютера Работа в операционной системе Windo...
    Назначение и состав устройств персонального компьютера
    Назначение и состав устройств персонального компьютера Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки,...
    Системный блок
    Системный блок В системном блоке размещаются основные устройства ПК, осуществляющие переработку и хранение информации. Непосредственно переработку информации производит процессор, размещенный на м...
    Клавиатура
    Клавиатура Клавиатура предназначена для ввода информации и управления ПК. В настоящее время чаще всего используются так называемые «стандартные клавиатуры 101/102 клавиши». На клавиатуре имеются а...
    Мышь
    Мышь Мышь предназначена для перемещения курсора по экрану и управления различными объектами. В настоящее время чаще всего встречаются двухкнопочные мыши....
    Принтер
    Принтер Принтеры служат для вывода документов на бумагу. В современном офисе чаще всего используют лазерные принтеры. Лазерный принтер позволяет печатать до 10 страниц в минуту, обеспечивая высоко...
    Вставка рисунков
    Вставка рисунков В пакет программ MS Office 2000 входит большой комплект рисунков, которые можно использовать при работе с документми. Для вставки рисунка в документ необходимо выполнить команду В...
    Окно Вставка картинки
    Окно Вставка картинки Рисунок обычно вставляется в документ как элемент текста. Для удобства работы с рисунком можно оформить его поверх текста. Для этого следует выделить рисунок и выполнить кома...
    Использование надписей
    Использование надписей Надпись - независимый от основного текста фрагмент страницы документа. Надпись может содержать текст, таблицы, рисунки и некоторые другие объекты. Для вставки надписи следуе...
    Вкладка Цвета и линии диалогового окна Формат надписи
    Вкладка Цвета и линии диалогового окна Формат надписи...
    Вкладка Размер диалогового окна Формат надписи
    Вкладка Размер диалогового окна Формат надписи...
    Вкладка Положение диалогового окна Формат надписи
    Вкладка Положение диалогового окна Формат надписи Для установки точного положения надписи относительно страницы следует во вкладке Положение нажать кнопку Дополнительно и во вкладках диалогового о...
    Вкладка Положение рисунка диалогового окна Дополнительная разметка
    Вкладка Положение рисунка диалогового окна Дополнительная разметка...
    Вкладка Обтекание текстом диалогового окна Дополнительная разметка
    Вкладка Обтекание текстом диалогового окна Дополнительная разметка...
    Создание бланка документа
    Создание бланка документа ГОСТ Р 6.30-97 требует строгого соблюдения полей страницы документа и расположения полей постоянных и переменных реквизитов. До начала работы с документом следует выбрать...
    Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов углового бланка
    Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов углового бланка Следует установить ширину столбца 1 - 7,3 см, ширину столбца 2 - 1,4 см, ширину столбца 3 - 7,8 см. Следует установить высоту...
    Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов продольного бланка
    Разметка страницы для заполнения постоянных реквизитов продольного бланка После создания таблицы следует снять обрамление границ таблицы. Реквизит 01 (или 02, или 03) размещают в ячейке 1, реквизи...
    Разметка страницы для размещения реквизита 21
    Разметка страницы для размещения реквизита 21 В ячейке 1 размещают наименование должности, в ячейке 3 размещают расшифровку подписи. Ячейку 2 оставляют пустой. Для размещения реквизита 21 при подп...
    Использование шаблонов и стилей при оформлении документов
    Использование шаблонов и стилей при оформлении документов Для облегчения работы при создании и оформлении документов следует использовать шаблоны документов и стили. Шаблон - заготовка документа,...
    Диалоговое окно Сохранение документа
    Диалоговое окно Сохранение документа Для создания документа на основе шаблона необходимо выполнить команду Файл - Создать.... В диалоговом окне Создание документа (рис. 34) выбрать имя используемо...
    Диалоговое окно Создание документа
    Диалоговое окно Создание документа Дальнейшая работа с документом производится обычным порядком. Целесообразно иметь шаблоны для всех основных видов организационно-распорядительных документов. При...
    Диалоговое окно Шаблоны и надстройки
    Диалоговое окно Шаблоны и надстройки В диалоговом окне Присоединение шаблона (рис.36) необходимо выбрать имя файла присоединяемого шаблона, после чего нажать кнопку Открыть. В диалоговом окне Шабл...
    Диалоговое окно Присоединение шаблона
    Диалоговое окно Присоединение шаблона Стиль создают, как правило, на основе существующего оформления фрагмента текста. Фрагмент текста, на основе оформления которого создают стиль, требуется выдел...
    Диалоговое окно Создание стиля
    Диалоговое окно Создание стиля...
    Диалоговое окно Изменение стиля
    Диалоговое окно Изменение стиля Для применения стиля необходимо выделить фрагмент текста, открыть раскрывающийся список Стиль панели инструментов Форматирование и выбрать желаемый стиль, например,...
    Диалоговое окно Переопределение стиля
    Диалоговое окно Переопределение стиля...
    Печать документов
    Печать документов Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно нажать кнопку Печать...
    Диалоговое окно Печать
    Диалоговое окно Печать...
    Организация хранения информации
    Организация хранения информации Операционная система (ОС) - комплекс программ, обеспечивающих работу и управление ПК, а также хранение и переработку информации. Существует несколько различных ОС....
    Возможная структура папок логического диска D:
    Возможная структура папок логического диска D:...
    Рабочий стол
    Рабочий стол После включения ПК загрузка ОС производится автоматически. После загрузки на экране монитора появляется изображение, которое называется «Рабочий стол» (рис. 5). Рабочий стол - основно...
    Рабочий стол Windows 98
    Рабочий стол Windows 98 В нижней части Рабочего стола обычно находится Панель задач. В левой части панели задач расположена кнопка «Пуск», раскрывающая Главное меню Windows 95/98. В правой части П...
    Действия с мышью
    Действия с мышью Работа в ОС Windows 95/98 во многом основана на использовании мыши. Перемещение курсора по экрану производится перемещением мыши по коврику в требуемом направлении. При подводе ку...
    Работа с окнами
    Работа с окнами Вся работа в Windows 95/98 организована в окнах 1 . В окнах открываются папки, в окнах организована работа прикладных программ, в диалоговых окнах происходит общение с компьютером....
    Окно папки в Windows 98
    Окно папки в Windows 98 Основные элементы управления окном и объектами в нем: 1 - значок системного меню окна. Двойной щелчок левой кнопкой по этому значку закрывает окно. Однократный щелчок право...
    Работа с меню
    Работа с меню В Windows 95/98 меню вызываются в окнах папок и программ из строки меню однократным щелчком левой кнопки мыши. Контекстное меню для выделенного объекта вызывается щелчком правой кноп...
    Окно программы «Проводник»
    Окно программы «Проводник» Имена файлов в окнах папок и в окне программы «Проводник» могут отображаться с расширением или без расширения. Для переключения режима отображения имен файлов необходимо...
    Переключение раскладки клавиатуры
    Переключение раскладки клавиатуры Обычно в Windows 95/98 имеется возможность работать с клавиатурой на русском и английском языке. Для переключения языка используется комбинация клавиш [Alt] + [Sh...
    Завершение работы с ПК
    Завершение работы с ПК Для завершения работы с ПК в ОС Windows 95/98 необходимо выполнить следующие действия. 1. Раскрыть Главное меню и выбрать команду Завершение работы... 2. В появившемся окне...
    Создание папок
    Создание папок Перед началом работы на ПК следует создать структуру папок для сохранения файлов. Папка всегда создается в окне папки, в которой она будет находиться. Для создания папки следует вып...
    Создание файлов
    Создание файлов Обычно файлы создаются с помощью прикладных программ (MS Word, MS Excel и др.). Однако, некоторые типы файлов можно создать без запуска соответствующей программы. Файл создается в...
    Переименование папок и файлов
    Переименование папок и файлов Для переименования папки или файла следует выполнить следующие действия. 1. Открыть окно папки, в которой располагается переименовываемый объект. 2. Щелкнуть по значк...
    Перемещение и копирование папок и файлов
    Перемещение и копирование папок и файлов Перемещение и копирование папок и файлов может осуществляться двумя принципиально разными методами: буксировкой (перетаскиванием) и с использованием буфера...
    Восстановление удаленных папок и файлов. Настройка Корзины
    Восстановление удаленных папок и файлов. Настройка Корзины Удаленные папки и файлы обычно не уничтожаются, а помещаются в специальную папку «Корзина». Для восстановления случайно или ошибочно удал...
    Диалоговое окно Свойства: Корзина
    Диалоговое окно Свойства: Корзина В диалоговом окне Свойства: Корзина (рис. 8) следует обратить внимание на отсутствие отметки против команды Уничтожать файлы сразу после удаления, не помещая их в...
    Действия с группами папок и файлов
    Действия с группами папок и файлов Перемещать, копировать и удалять можно не только отдельные папки и файлы, но и группы папок и файлов. Объединять в группу можно только файлы и папки, расположенн...
    Поиск папок и файлов
    Поиск папок и файлов Для поиска папки или файла на ПК следует открыть Главное меню Windows и выполнить команду Поиск - Папки и файлы. Поиск производится в окне Найти: Все файлы (рис. 9). Поиск пап...
    Создание и использование ярлыков
    Создание и использование ярлыков Ярлык - особого рода файл, предназначенный для быстрого открытия других файлов, папок и запуска программ. Ярлыки обычно размещают на Рабочем столе. Для создания яр...
    Архивирование файлов
    Архивирование файлов Архивирование 7 - процесс уменьшения размера файлов для удобства их хранения и перемещения. Архивирование производят с помощью специальных программ-архиваторов. Среди многочис...
    Основные сведения о текстовом редакторе MS WORD 2000
    Основные сведения о текстовом редакторе MS WORD 2000 Текстовый редактор MS Word 2000 предназначен для создания преимущественно текстовых документов с включением таблиц, рисунков и других объектов....
    Окно текстового редактора MS Word 2000
    Окно текстового редактора MS Word 2000 Первоначально меню содержат только основные команды. Для того чтобы в меню появились все команды, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку «двойная стре...
    Создание документа
    Создание документа Пустой безымянный документ создается автоматически после запуска программы MS Word 2000. Если необходимо создать еще один документ на основе шаблона «Normal», следует выполнить...
    Открытие документа
    Открытие документа Для открытия файла с документом следует выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Открыть...
    Диалоговое окно Открытие документа
    Диалоговое окно Открытие документа...
    Сохранение документа
    Сохранение документа Для сохранения файла под тем же именем в той же папке следует выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Сохранить...
    Сохранение документа под новым именем
    Сохранение документа под новым именем Для сохранения безымянного документа в виде файла следует выполнить любое из действий сохранения файла. Для сохранения существующего файла под другим именем и...
    Диалоговое окно Сохранение документа
    Диалоговое окно Сохранение документа...
    Закрытие документа
    Закрытие документа Для закрытия файла следует выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Закрыть окно окна данного документа; выполнить команду Файл - Закрыть....
    Установка параметров страницы
    Установка параметров страницы Для установки параметров страницы следует выполнить команду Файл -Параметры страницы.... Во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы (рис. 13) устанавливаются...
    Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы
    Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы...
    Ввод текста
    Ввод текста Текст вводится в том месте, где в данный момент находится курсор. Обычно текст вводят, начиная от левого поля страницы. При желании текст можно вводить в любом месте страницы. Для этог...
    Диалоговое окно Дата и время
    Диалоговое окно Дата и время Если в диалоговом окне поставить отметку против команды Обновлять автоматически, дата и время будут автоматически обновляться каждый раз при открытии файла или его печ...
    Диалоговое окно Номера страниц
    Диалоговое окно Номера страниц...
    Перемещение курсора по документу
    Перемещение курсора по документу Перемещать курсор по документу можно с помощью мыши. Для этого следует подвести курсор к требуемой позиции в тексте и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Перемещ...
    Редактирование текста документа
    Редактирование текста документа Для удаления символа справа от курсора используется клавиша [Delete]. Для удаления символа слева от курсора используется клавиша [Backspace]. Для разделения абзаца...
    Проверка правописания в документе
    Проверка правописания в документе Обычно правописание (орфография и грамматика) в документе проверяются автоматически. Проверка орфографии производится сравнением введенных слов со встроенным слов...
    Диалоговое окно Язык
    Диалоговое окно Язык Расстановка переносов устанавливается для всего документа. Для этого необходимо выполнить команду Сервис -Язык - Расстановка переносов, в диалоговом окне Расстановка переносов...
    Действия с фрагментами текста документа
    Действия с фрагментами текста документа Все действия по оформлению документа: копирование, перемещение, удаление фрагментов документа - производятся с выделенными фрагментами текста. Одновременно...
    Панель инструментов Буфер обмена в окне документа
    Панель инструментов Буфер обмена в окне документа...
    Панель инструментов Буфер обмена в верхней части окна MS Word 2000 (б)
    Панель инструментов Буфер обмена в верхней части окна MS Word 2000 (б) Для вставки из буфера обмена единственного находящегося там фрагмента или последнего копированного фрагмента следует выполнит...
    Отмена и повтор действий с документом
    Отмена и повтор действий с документом Все действия с документом, произведенные после его открытия, можно последовательно в обратном порядке отменить. Для этого следует выполнить одно из следующих...
    Установка параметром шрифтов
    Установка параметром шрифтов Для установки основных параметров шрифтов (шрифт, размер шрифта, полужирное начертание, курсив, подчеркивание, цвет шрифта, выделение цветом) следует выделить фрагмент...
    Вкладка Шрифт диалогового окна Шрифт
    Вкладка Шрифт диалогового окна Шрифт...
    Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт
    Вкладка Интервал диалогового окна Шрифт...
    Установка параметров абзацев
    Установка параметров абзацев Для выравнивания абзацев текста по краям страницы документа следует выделить фрагмент текста и воспользоваться кнопками на панели инструментов Стандартная:...
    Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац
    Вкладка Отступы и интервалы диалогового окна Абзац...
    Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац
    Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац...
    Оформление списков
    Оформление списков Отдельные части документа могут быть оформлены в виде нумерованного списка. Элементом списка может являться только абзац. Для оформления нескольких абзацев в виде нумерованного...
    Вкладка Нумерованный диалогового окна Список
    Вкладка Нумерованный диалогового окна Список Список можно сортировать. Для этого следует выделить сортируемые абзацы и выполнить команду Таблица - Сортировка.... В диалоговом окне Сортировка текст...
    Вкладка Маркированный диалогового окна Список
    Вкладка Маркированный диалогового окна Список Каждый из вариантов списков имеет собственные параметры форматирования абзацев. При необходимости после установки нумерации и маркеров можно изменить...
    Обрамление и заливка текста
    Обрамление и заливка текста Вокруг абзаца или только с некоторых его сторон можно установить обрамление. Для обрамления удобно пользоваться панелью инструментов Таблицы и границы....
    Вкладка Граница диалогового окна Границы и заливка
    Вкладка Граница диалогового окна Границы и заливка Для того чтобы убрать обрамление фрагмента текста, его следует выделить, а затем в раскрывающейся кнопке Границы выбрать вид границы - Нет границ...
    Вставка таблиц
    Вставка таблиц Для вставки таблицы в документ следует поставить курсор в место вставки и выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Добавить таблицу панели инструментов Стандартная и в по...
    Диалоговое окно Вставка таблицы
    Диалоговое окно Вставка таблицы...
    Выделение элементов таблиц
    Выделение элементов таблиц Выделение элементов таблиц осуществляется следующим образом. Выделение одной строки - поставить курсор слева от строки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши. Выделение...
    Отображение таблицы на экране
    Отображение таблицы на экране...
    Размещение таблицы на странице
    Размещение таблицы на странице Таблицу можно перемещать по странице буксировкой за маркер перемещения таблицы около верхнего левого угла таблицы (см. рис. 23). Расположение таблицы можно установит...
    Вкладка Таблица диалогового окна Свойства таблицы
    Вкладка Таблица диалогового окна Свойства таблицы...
    Обрамление элементов таблицы
    Обрамление элементов таблицы Таблица вставляется в документ, как правило, уже обрамленная. Для изменения обрамления следует выделить таблицу, а затем в панели инструментов Таблицы и границы выбрат...
    Изменение высоты строк и ширины столбцов
    Изменение высоты строк и ширины столбцов Изменить высоту строки можно буксировкой нижней границы этой строки при нажатой левой кнопке мыши. Если при этом держать нажатой клавишу клавиатуры [Alt],...
    Вкладка Строка диалогового окна Свойства таблицы
    Вкладка Строка диалогового окна Свойства таблицы...
    Вкладка Столбец диалогового окна Свойства таблицы
    Вкладка Столбец диалогового окна Свойства таблицы Для столбцов можно при создании таблицы в диалоговом окне Вставка таблицы (см. рис. 22 ) установить автоподбор ширины. Для изменения ширины столбц...
    Удаление строк и столбцов
    Удаление строк и столбцов Для удаления строки следует эту строку выделить и выполнить одно из следующих действий: щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить строки;...
    Добавление строк и столбцов
    Добавление строк и столбцов Для добавления новой строки на место существующей следует выделить строку, на место которой должна встать новая строка, щелкнуть правой кнопкой мыши и выполнить команду...
    Разделение и объединение ячеек
    Разделение и объединение ячеек Ячейку можно разделить на строки и столбцы. Для этого необходимо поместить курсор в ячейку и выполнить одно из следующих действий: нажать кнопку Разбить ячейки...
    Диалоговое окно Разбиение ячеек
    Диалоговое окно Разбиение ячеек На строки и столбцы можно разделить и несколько ячеек (например, две ячейки разбить на три столбца). Для этого следует выделить ячейки перед разбиением, а в диалого...
    Форматирование текста в ячейках
    Форматирование текста в ячейках Текст в ячейке форматируют обычным образом 2 . Можно установить параметры шрифтов и абзацев, применить оформление списком. Однако имеются дополнительные возможности...








Начало