Электронный документооборот




Глава 6. Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы


    Глава 6. Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
    Глава 6. Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы Формирование дел Номенклатура дел Экспертиза ценности документов Подготовка дел к передаче на хр...
    Формирование дел
    Формирование дел Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» 1 . Формирование дела - «группирование исполне...
    Пример 1
    Пример 1 «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»; авторский (документы одного автора группируются в одно дело)....
    Пример 2
    Пример 2 «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»; корр...
    Номенклатура дел
    Номенклатура дел Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводим...
    Пример 1
    Пример 1 01. Дирекция 02. Бухгалтерия и т.д. В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка...
    Пример 2
    Пример 2 01-05. В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационн...
    Пример 3
    Пример 3 «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции». Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...». В этом случае необходимо в скобках перечислить...
    Пример 4
    Пример 4 «Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)». Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указ...
    Пример 5
    Пример 5 «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее вид...
    Пример 6
    Пример 6 «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указы...
    Пример 7
    Пример 7 «Переписка о подготовке научно-практической конференции». В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации. Графа 3 заполняется по окончании года, на который соста...
    Экспертиза ценности документов
    Экспертиза ценности документов Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности...
    Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
    Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в служ...








Начало