Электронный документооборот




Пример 7



Пример 7

«Переписка о подготовке научно-практической конференции».

В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.

Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.

В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.

Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.

В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.

При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.

Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.

Номенклатуру дел утверждает руководитель организации (15).

До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.

В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.

После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (приложение).

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.

2 Заполняется при необходимости.









Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин