Обеспечение естественных способов работы.
Все вышесказанное означает, что система управления документами должна давать пользователям средства, которые адекватны тем способам работы, которые традиционно сложились в организации. Людям нужен надежный доступ к документам через интерфейс, коoорый соответствует выполняемой задаче. Например, те пользователи, которые утверждают документ, должны получить на экране кнопку "Утвердить". Те пользователи, которые просто согласовывают документ, но не утверждают, не должны иметь такой кнопки. Пользователи не хотят быть перегруженными возможностями, которые им не нужны при выполнении конкретной работы. Более того, приложения должны быть доступны авторам и лицам, которые согласовывают и утверждают документ, с любой точки - люди перемещаются, работают дома, бывают в командировках у заказчиков и т.д.
Взятые вместе все эти три элемента - распределенная среда управления информацией, средства совместного создания и согласования и поддержка естественных способов работы - означают подход к управлению документами, который можно назвать информационноориентированным и сетеоцентрическим. В настоящий момент времени такого рода решения отсутствуют.
Сегодня имеется несколько уровней в системах управления информацией. В основе многоуровневой пирамиды управления информацией (см. рисунок 1) находится широкий спектр систем, создающих инфраструктуру электронной почты и групповой работы, среди которых лидирующее место занимает Lotus Domino/Notes. На вершине пирамиды можно найти специализированные решения, которые управляют небольшим подмножеством крайне структурированных и формализованных документов.
В большинстве случаев это разрозненные системы с различным интерфейсом и различными средствами программирования и управления. Информационный обмен между этими системами и системами электронной почты/групповой работы выполняется через специальные шлюзы.
Рисунок 1: Сегодня средства управления информацией разделены на уровни. В основе многоуровневой пирамиды системы управления информацией находится распределенная инфраструктура электронной почты и групповой работы. На вершине находятся специализированные решения, которые предназначены для работы с узким множеством структурированных и формализованных документов.