Создание расписания группы
Зачастую
в рабочей группе существует определенный набор участников (например, совет директоров
или коллектив какого-либо отдела, подразде
ления), которые проводят регулярные собрания. Ранее начальнику подобной группы
каждый раз приходилось создавать собрание с нуля, заполняя данные об участниках
собрания, рассылая каждому приглашение, и т. д. В Outlook 2002 появилось новое
средство планирования групповых собраний. Теперь "администратор" группы
может сохранить календари участников, что впоследствии позволит ему быстро и
легко осуществлять доступ к информации о занятости команды, рассылать сообщения
участникам команды или же планировать собрания с их участием.
Пример
13.14. Создание расписания группы
> Действия
> Просмотр расписания группы...
Создать...
Введите название
группового расписания:=
MS Office XP
ок
Другие >
Добавить из Адресной книги...
Имя Novikov,
Fedor To->
Имя Usarov,
Egor To->
OK
Другие >
Добавить общую папку... (рис. 13.18)
Общие папки
Календарь группы
ОК
Сохранить
и закрыть
Рис.
13.18. Диалоговое окно
Выбор папки
Рис.
13.19. Диалоговое окно
Расписание группы
Прокомментируем
рисунок. Первый этап в организации группового собрания — это задание участников
группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя
можно подключить и общую папку
Календарь, в которой отмечаются
события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное
собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна,
поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание
для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.
По мере задания
участников группы их занятость отобразится в представлении
Почасовое расписание
диалогового окна
Расписание группы (Group schedule) (рис. 13.19).
Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления
Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам (
Замечание
В
данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч,
не помеченных как
Частные (Private).
Работа с
групповым расписанием
После определения
группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие
в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать
его всем или только определенным кон
тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание
не требует участия какого-либо контакта.
Рис.
13.20. Форма
Без имени - Собрание
Пример
13.15. Рассылка приглашений на собрание
> Действия
> Просмотреть расписание группы...
Групповые
расписания MS Office XP Открыть...
{Задание
дня проведения собрания}
Перейти
< День>
Организовать
> Создать собрание со всеми...
{Откроется
форма собрания с заполненными полями Кому}
Тема:=
<тема собрания>
Текст сообщения
:= <комментарий
{Задание
времени проведения собрания}
Планирование
Автовыбор
>> (рис. 13.20)
Добавить
в личный календарь
Отправить
