Офисные задачи в Outlook 2002

александров метрострой


Расписание группы

В главе "Коллективная работа в Outlook" мы уже рассматривали процесс планирования собраний, но благодаря использованию информационной службы Microsoft Exchange Server планирование собраний становится и проще и функциональнее.

Создание расписания группы

Зачастую в рабочей группе существует определенный набор участников (например, совет директоров или коллектив какого-либо отдела, подразде ления), которые проводят регулярные собрания. Ранее начальнику подобной группы каждый раз приходилось создавать собрание с нуля, заполняя данные об участниках собрания, рассылая каждому приглашение, и т. д. В Outlook 2002 появилось новое средство планирования групповых собраний. Теперь "администратор" группы может сохранить календари участников, что впоследствии позволит ему быстро и легко осуществлять доступ к информации о занятости команды, рассылать сообщения участникам команды или же планировать собрания с их участием.

Пример 13.14. Создание расписания группы

> Действия > Просмотр расписания группы...

Создать...

Введите название группового расписания:= MS Office XP

ок

Другие > Добавить из Адресной книги...

Имя Novikov, Fedor To->

Имя Usarov, Egor To->

OK

Другие > Добавить общую папку... (рис. 13.18)

Общие папки Календарь группы

ОК

Сохранить и закрыть

Рис. 13.18. Диалоговое окно Выбор папки

Рис. 13.19. Диалоговое окно Расписание группы

Прокомментируем рисунок. Первый этап в организации группового собрания — это задание участников группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя можно подключить и общую папку Календарь, в которой отмечаются события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна, поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.

По мере задания участников группы их занятость отобразится в представлении Почасовое расписание диалогового окна Расписание группы (Group schedule) (рис. 13.19). Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам ( Параметры > Показать только рабочие часы).

Замечание

В данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч, не помеченных как Частные (Private).

Работа с групповым расписанием

После определения группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать его всем или только определенным кон тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание не требует участия какого-либо контакта.

Рис. 13.20. Форма Без имени - Собрание

Пример 13.15. Рассылка приглашений на собрание

> Действия > Просмотреть расписание группы...

Групповые расписания MS Office XP Открыть...

{Задание дня проведения собрания}

Перейти < День>

Организовать > Создать собрание со всеми...

{Откроется форма собрания с заполненными полями Кому}

Тема:= <тема собрания>

Текст сообщения := <комментарий

{Задание времени проведения собрания}

Планирование

Автовыбор >> (рис. 13.20)

Добавить в личный календарь

Отправить

Назад Начало Вперед