Офисные задачи в Outlook 2002

Смотрите http://www.sialis-shop.in.ua магазин софта.


Общие папки

Общие папки (Public Folders) — это папки, доступ к информации которых разрешен всем пользователям рабочей группы. Допустим, что над созданием данной книги работало несколько авторов, входящих в единую рабочую группу. Тем самым, после создания подпапки, размещенной в корне Все о (BHV) и правила, по которому сообщения от редакции будут в нее перемещаться, все писатели будут в курсе событий и будут участвовать в переписке (рис. 13.11).

Рис. 13.11. Общие папки Outlook

Работа с записками

Помимо сообщений, в общих папках можно хранить любую информацию. Ярким примером использования общих папок является работа с записками. Записка (Post Item) — это специальное сообщение Outlook, используемое для хранения короткой текстовой информации наподобии заметки. Но если информация заметки относится непосредственно к вам, то информация записки относится ко всем участникам группы. Любой из участников может ответить на записку, тем самым организовав дискуссию (форум) (см. раздел "Многообразие Web-страниц").

Работа с записками аналогична работе с любым другим элементом Outlook, здесь также можно вставлять файлы, форматировать текст сообщения, задавать категории и т. д.

Пример 13.7. Создание записки

{На панели Folder List}

Общие папки Все общие папки BHV

Создать записку в папке Тема := Локализация

Текст := Господа! Не стоит ли увеличить срок сдачи материала в связи с задержкой локализованной версии Office?

Поместить в папку

Рис. 13.12. Записка Outlook

После опубликования записки любой пользователь может ее прочесть и ответить, организовав новый уровень дискуссии. Таков ответ участника группы Новикова.

Пример 13.8. Ответ на записку

Записка - "Локализация"

Поместить ответ в папку

Text := Думаю, действительно стоит продлить, но не более чем на неделю...

Поместить в папку

Иерархию вопросов и ответов в общей папке удобно просматривать в представлении По предметам (By Conversation Topic).

Пример 13.9. Представление По предметам

> Вид > Текущее представление > По предметам (рис. 13.13)

Рис. 13.13. Представление По предметам

Замечание

Помимо ответа на записку запиской в общую папку, участник группы может отправить ее по электронной почте любому другому пользователю персонально, например тому, кто не входит в состав участников рабочей группы, но которому интересна тема обсуждения.

Доступ к папкам пользователей

Помимо использования обших папок, пользователь может персонально разрешить доступ к информации, хранящейся в личной папке. Допустим, что один из членов группы обладает списком контактов, которые не хранятся в общей адресной книге, но являются полезными и конфиденциальными еще для одного участника коллектива. Безусловно, можно переслать контакт, импортировать, скопировать — вставить и т. д., но в случае появления нового контакта повторение операции неизбежно, а на это тратятся силы и время.

Решением данной проблемы является предоставление прав просмотра .информации требуемой папки указанному пользователю.

Пример 13.10. Установка прав доступа к папке

{На панели Список папок}

Mailbox [Usarov, Egor] Контакты

1R Свойства Разрешения (рис. 13.14)

Добавить...

Имя Novikov, Fedor Добавить->

ОК

Уровень Ответственный редактор

ОК

Поясним данную программу. Вначале выбирается пользователь, которому будут переданы права на доступ к информации в папке. Но .интерес представляет следующий шаг — непосредственное задание прав доступа. Право доступа (Permission) — это право, дающее пользователю возможность санкционированного использования определенных данных, хранящихся в папке, и определенных действий, связанных с ними. Outlook предоставляет 9 стандартных уровней доступа, которые перечислены в табл. 13.1 вместе с возможностями, исходящими из данных прав.

Таблица 13.1. Уровень доступа

Права доступа

Возможности

Владелец (Owner)

Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. Данные права также дают возможность изменять уровень доступа для других имеющих доступ к папке. (Не распространяется на представителей)

Ответственный редактор (Publishing Editor) Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. (Не распространяется на представителей)
Читатель (Reviewer) Только чтение элементов и файлов

Автор без прав редактирования

(Contributor)

Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не распространяется на представителей)
Автор (Author) Создание и чтение элементов и файлов, правка и удаление только своих элементов и файлов
Ответственный автор (Publishing Author) Создание и чтение элементов и файлов, создание подпапок, правка и удаление только своих элементов. (Не распространяется на представителей)
Нет доступа (None) Не имеет прав доступа. Нет возможности открыть папку

Корреспондент

(Custom)

Права доступа для данного пользователя определяются владельцем папки. (Не распространяется на представителей)
Редактор (Editor) Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов

Рис. 13.14. Диалоговое окно С войства папки "Contacts"

Замечание

Помимо предоставления прав доступа какому-либо пользователю можно изменить право доступа по умолчанию, после чего любой пользователь сможет обращаться к информации данной папки.

Но вернемся к пользователю, получившему такую возможность. Для просмотра информации ему необходимо открыть соответствующую папку.

Пример 13.11. Открытие папки другого пользователя

> Файл > Открыть > Папка другого пользователя... (рис. 13.15)

Имя...

Имя Usarov, Egor

OK

Папка Контакты

ОК

После этого перед пользователем откроется соответствующая папка (рис. 13.16).

Рис. 13.15. Диалоговое окно Открытие папки другого пользователя

Рис. 13.16. Папка Контакты пользователя Usarov, Egor

Еще раз заметим, что пользователь может производить операции только согласно переданным ему правам. Например, при правах Ответственный редактор (Publishing Author) пользователь может просматривать информацию, создавать и удалять только собственные контакты в этой папке.

Работа с представителями

Выше, в табл. 13.1, в колонке с описанием возможностей, предоставляемых тем или иным уровнем доступа, в скобках часто встречалось — "Не распространяется на представителей". Что же это за категория такая — представители?

Представители (Delegates) — это участники рабочей группы, которым вы предоставляете (делегируете) права на отправку писем от вашего имени (электронного адреса). Данная возможность очень полезна в случае, когда один из участников проекта уходит в отпуск или отсутствует по каким-либо причинам, а переписка с компаньонами от его лица должна быть продолжена.

Пример 13.12. Создание прав представителя

> Сервис > Параметры.. Представители (рис. 13.17)

Добавить...

Имя Novikov, Fedor Добавить

OK

OK

Отправка сообщений пользователем, которому делегированы права на отправку, практически ничем не отличается от обыкновенного создания сообщения, за исключением возможности указать, от чьего имени отправляется сообщение.

Пример 13.13. Отправка сообщения от имени представителя

{В папке Входящие}

Создать...

> Вид > Поле "От"

от...

Имя Usarov,Egor

ок

{Заполнить оставшиеся поля}

Отправить

Рис. 13.17. Вкладка Представители диалогового окна Параметры

Замечание

Если пользователь попытается отправить письмо от имени пользователя, не предоставляющего ему подобную возможность, Outlook выдаст уведомляющее предупреждение.

После того как сообщение отправлено, его получатель в поле от будет видеть следующий текст — Novikov, Fedor; от имени; Usarov, Egor.

Назад Начало Вперед