Работа с записками
Помимо сообщений, в общих папках можно хранить любую информацию. Ярким примером использования общих папок является работа с записками. Записка (Post Item) — это специальное сообщение Outlook, используемое для хранения короткой текстовой информации наподобии заметки. Но если информация заметки относится непосредственно к вам, то информация записки относится ко всем участникам группы. Любой из участников может ответить на записку, тем самым организовав дискуссию (форум) (см. раздел "Многообразие Web-страниц"). Работа с записками аналогична работе с любым другим элементом Outlook, здесь также можно вставлять файлы, форматировать текст сообщения, задавать категории и т. д.Пример 13.7. Создание записки {На панели Folder List} Общие папки Все общие папки BHV Создать записку в папке Тема := Локализация Текст := Господа! Не стоит ли увеличить срок сдачи материала в связи с задержкой локализованной версии Office? Поместить в папку Рис. 13.12. Записка Outlook После опубликования записки любой пользователь может ее прочесть и ответить, организовав новый уровень дискуссии. Таков ответ участника группы Новикова. Пример 13.8. Ответ на записку Записка - "Локализация" Поместить ответ в папку Text := Думаю, действительно стоит продлить, но не более чем на неделю... Поместить в папку Иерархию вопросов и ответов в общей папке удобно просматривать в представлении По предметам (By Conversation Topic). Пример 13.9. Представление По предметам > Вид > Текущее представление > По предметам (рис. 13.13) Рис. 13.13. Представление По предметам Замечание Помимо ответа на записку запиской в общую папку, участник группы может отправить ее по электронной почте любому другому пользователю персонально, например тому, кто не входит в состав участников рабочей группы, но которому интересна тема обсуждения. Доступ к папкам пользователей Помимо использования обших папок, пользователь может персонально разрешить доступ к информации, хранящейся в личной папке. Допустим, что один из членов группы обладает списком контактов, которые не хранятся в общей адресной книге, но являются полезными и конфиденциальными еще для одного участника коллектива. Безусловно, можно переслать контакт, импортировать, скопировать — вставить и т. д., но в случае появления нового контакта повторение операции неизбежно, а на это тратятся силы и время. Решением данной проблемы является предоставление прав просмотра .информации требуемой папки указанному пользователю. Пример 13.10. Установка прав доступа к папке {На панели Список папок} Mailbox [Usarov, Egor] Контакты 1R Свойства Разрешения (рис. 13.14) Добавить... Имя Novikov, Fedor Добавить-> ОК Уровень Ответственный редактор ОК Поясним данную программу. Вначале выбирается пользователь, которому будут переданы права на доступ к информации в папке. Но .интерес представляет следующий шаг — непосредственное задание прав доступа. Право доступа (Permission) — это право, дающее пользователю возможность санкционированного использования определенных данных, хранящихся в папке, и определенных действий, связанных с ними. Outlook предоставляет 9 стандартных уровней доступа, которые перечислены в табл. 13.1 вместе с возможностями, исходящими из данных прав. Таблица 13.1. Уровень доступа
Права доступа
|
Возможности
|
||
Владелец (Owner) |
Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. Данные права также дают возможность изменять уровень доступа для других имеющих доступ к папке. (Не распространяется на представителей) |
||
Ответственный редактор (Publishing Editor) | Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. (Не распространяется на представителей) | ||
Читатель (Reviewer) | Только чтение элементов и файлов | ||
Автор без прав редактирования (Contributor) |
Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается.
(Не распространяется на представителей) |
||
Автор (Author) | Создание и чтение элементов и файлов, правка и удаление только своих элементов и файлов | ||
Ответственный автор (Publishing Author) | Создание и чтение элементов и файлов, создание подпапок, правка и удаление только своих элементов. (Не распространяется на представителей) | ||
Нет доступа (None) | Не имеет прав доступа. Нет возможности открыть папку | ||
Корреспондент (Custom) |
Права доступа для данного пользователя определяются владельцем папки. (Не распространяется на представителей) | ||
Редактор (Editor) | Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов |