Офисные задачи в Outlook 2002



Outlook и Access

Microsoft Access — это универсальная система управления базами данных, а Outlook — универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области предоставления данных для их отправки-публикации.

В данном разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную информацию.

Обмен информацией

Прежде всего откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.

Пример 18.16. Импорт данных из Outlook в Access

> Файл > Внешние данные > Импорт...

Тип файлов Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }

> Адресные книги > Адресная книга Outlook Contacts

Далее

В новой таблице

Далее

{На этом шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо ли их вообще импортировать }

Post Office Box

He импортировать

Далее

Далее

Импорт в таблицу := Контакты

Готово

ОК

Рис. 18.16. Таблица Microsoft Access с импортированными данными

После импорта, как и предполагалось, в Access появится новая таблица Контакты, содержащая информацию из адресной книги Outlook. Результат импортирования изображен на рис. 18.16.

Работа с Access Data Page

Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.

Пример 18.17. Создание сообщения с Access Data Page

{В Outlook }

> Действия > Новое сообщение с помощью... > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page

{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}

Конструктор

Выбор источника данных := < База данных>

Открыть

После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.

Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.

Рис. 18.23. Web-страница с данными из Access

Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.

Назад Начало Вперед