Офисные задачи в Outlook 2002



Outlook и Excel

С самого начала книги, создавая сообщение, мы задавались целью передачи в качестве тела сообщения не просто текста, а таблицы. Использование средств Excel позволяет с легкостью решить не только проблему вставки таблиц, но и сопутствующих компонент (например, диаграмм Excel).

В качестве примера совместной работы Outlook и Excel рассмотрим отправку сообщения, содержащего таблицу с данными о количестве страниц каждой из частей книги, и диаграмму Excel, графически отображающую процентное соотношение каждой из частей в книге.

Создание сообщения средствами Excel

Как и в случае с Word, создать сообщение можно двумя способами. Но если в Word мы выбрали второй вариант (создание сообщения из Outlook), то сейчас давайте рассмотрим отправку таблицы непосредственно из приложения Excel.

Рис. 18.7. Сообщение Outlook (редактор Microsoft Excel)

Пример 18.9. Создание сообщения средствами Excel

>Файл > Отправить > Сообщение

Включить текущий лист в текст сообщения

Тема := Статистика

Введение := Данное сообщение содержит ...

Замечание

В поле Введение (Introduction) пользователь может ввести текстовое сообщение (комментарий), предшествующее таблице.

Как говорилось выше, мы будем рассматривать отправку таблицы, изображенной на рис. 18.10. На данном этапе таблица содержит только текст и не имеет дополнительного форматирования.

Работа с таблицей

Перед отправкой сообщения, содержащего таблицу, ее желательно отформатировать: выделить заголовок, подчеркнуть границы и т. д. Но возможности Outlook позволяют не только форматировать таблицу, но и работать над ее логикой. В примере 18.10 мы добавили еще одну строку — "Итого", содержащую сумму всех страниц в книге, после чего придали таблице соответствующее стилевое оформление.

Совет

Если текст сообщения не помещается в ячейке, ее границы можно раздвинуть. Для этого подведите указатель мыши к стыку с названием или нумерацией ячеек (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите границы колонки или строки на требуемое расстояние.

Пример 18.10. Работа с таблицей Excel

{Редактирование}

А6 := Итого

Вб Автосумма <Enter> {Форматирование}

А1:Вб {Выделить, удерживая нажатой левую кнопку мыши}

> Формат > Автоформат...

[1,1]

ок

Рис. 18.8. Отформатированное сообщение с таблицей Excel

Замечание

Помимо использования автоматического стиля, можно применить дополнительное форматирование, используя кнопки одноименной панели инструментов.

Вставка диаграммы Excel

Следующий шаг, демонстрирующий возможности Excel и использование этого приложения вместе с Outlook, — создание диаграммы, представляющей в наглядном графическом виде данные, находящиеся на рабочем листе.

Пример 18.11. Вставка диаграммы Excel

А2:В5

> Вставка > Диаграмма... Стандартные

Тип Круговая

Вид [1,1]

Далее

Далее

Название диаграммы := Outlook в подлиннике

Подписи данных Доли

Далее

Готово

Рис. 18.9. Построенная диаграмма

Замечание

Если бы мы не выделили перед началом постоения диаграммы диапазон А2 :В6, то могли бы задать его позже, на втором шаге Мастера диаграмм. При этом совершенно не обязательно вручную вводить сложную формулу в поле Диапазон (Data Range). Достаточно выделить нужный диапазон на рабочем листе мышью, при этом диалоговое окно мастера свернется, чтобы не мешать выделению, а формула появится автоматически.

После вставки диаграммы она может перекрывать используемую таблицу. Для того чтобы перенести диаграмму, достаточно ее выделить и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить на требуемое место.

Теперь обратимся непосредственно к самой диаграмме. Все элементы отображаются четко и красиво, за исключением самого круга с данными, кото рый получился очень маленького размера. Для увеличения области построения диаграммы необходимо щелкнуть мышью по невидимому квадрату, в который вписан круг и текстовые пояснения (рис. 18.9). Появится квадратная рамка с маркерами выделения по углам. Зацепите эти маркеры и тащите, растягивая рамку выделения до тех пор, пока круг не примет необходимый вам размер.

Итак, сообщение полностью готово к отправке, осталось внести адрес получателя сообщения и нажать кнопку Отправить лист (Send this Sheet).

Особый интерес представляет то, как наше сообщение отобразится у пользователя, ведь, во-первых, оно преобразовано в HTML-формат, а во-вторых, не у каждого получателя может быть установлен Excel. После отправки и приема сообщений перейдите в папку Входящие (Inbox) и откройте созданное сообщение (рис. 18.10).

Рис. 18.10. Принятое сообщение с таблицей и диаграммой

Во-первых, как вы видите, текст, введенный в поле Введение (Introduction) предшествует таблице и отделен от нее чертой. Во-вторых, формат таблицы сохранен. И наконец, наша гордость — диаграмма полностью совпадает с созданной (формат, данные и т. д.). Единственное, что упущено, это нет подписи, поскольку мы создавали наше сообщение из Excel, а не из Outlook. Исправить этот недостаток можно было, выполнив перед отправкой команду > .Вставка > Подпись > С уважением.

Пример 18.12. Вставка подписи

> Вставка > Подпись > С уважением

Замечание

Вообще говоря, дополнительное редактирование и форматирование сообщений иногда необходимы, если не обязательны. После создания таблицы (с использованием Excel) пользователь всегда может открыть сообщение и отредактировать: вставить подпись или ряд дополнительных замечаний, а также придать фон, добавить рисунок и т. д.

Папка Exchange

Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.

Пример 18.13. Отправка в папку Exchange

> Файл > Отправить > Папка Exchange...

Выберите папку < Общая папка>

ОК

После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации (рис. 18.11).

Рис. 18.11. Ссылка на документ в общей папке Exchange

Назад Начало Вперед