Офисные задачи в Outlook 2002



Архивирование элементов

Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты и журналы) выбрасываются в зависимости от их давности или укладываются в большие коробки и забываются до лучших времен. В Outlook же старые элементы передаются в файл архива.

В разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация" мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, "ручной" архивации, а также процедуру разархивирования элементов.

Начнем с ответов на поставленные выше вопросы:

  1. Архивация необходима в качестве профилактической меры, предупреждающей засорение папок ненужными элементами и устаревшей информацией, которая замедляет работу и осложняет поиск необходимых данных.
  2. Архивация не уничтожает элементы (хотя возможна и эта опция), а лишь перемещает их в другое место до тех пор, пока они вам вновь не потребуются.
  3. В случае неисправной работы Outlook или переноса информации с одного компьютера на другой необходимые элементы легко извлекаются из архива.
Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и "ручная".

Автоматическая архивация

Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).

Пример 17.5. Автоархивация элементов

>Сервис >Параметры... Дополнительно

Автоархивация... (рис. 17.8)

По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.

Рис. 17.8. Диалоговое окно Автоархивация

Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.

По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их — сбросьте соответствующий флажок.

Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор... и введите новое имя файла-архива.

Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.

Замечание

При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.

Совет

При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация", здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов

Тип элемента

Интервал

Дата архивации

Сообщение

2 месяца

Дата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения

Встреча

6 месяцев

Дата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух)

Задача

6 месяцев

Дата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные

Заметка

3 месяца

Дата/время последнего изменения

Запись

6 месяцев

Дата создания записи или дата/время ее последнего изменения

в дневнике



Контакт

Нет

Не архивируется

Замечание

По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.

Пример 17.6. Запрет на автоархивацию элемента

{Откройте элемент}

> Файл > Свойства...

Не автоархивировать

ОК

Рис. 17.9. Диалоговое окно Свойства

"Ручная" архивация

Если параметры автоархивации отключены или нужно архивировать элемент раньше указанного срока, можно воспользоваться ручной архивацией.

Пример 17.7. "Ручная" архивация

>Файл > Архивировать... (рис. 17.10)

Архивировать эту папку и все вложенные папки <Папка>

Архивировать элементы, созданные до <Дата>

(Снять) Включить элементы с флажком "Не архивировать"

ок

Рис. 17.10. Диалоговое окно Архивация

Несколько комментариев.

  • Выбор переключателя Архивировать все папки согласно настройкам автоархивации (Archive all Folders according to their AutoArchive settings) приведет к немедленной архивации, игнорируя установленные сроки автоматического выполнения.
  • По умолчанию Outlook перемещает архивированные вручную элементы в тот же файл, что и элементы, архивированные автоматически. Создать новый или выбрать другой файл можно, нажав кнопку Обзор....
Разархивирование

Выше говорилось об архивации элементов Outlook, но иногда необходим обратный процесс — извлечение некоторой информации из файла архива (разархивирование). По сути, этот процесс напоминает импортирование файла (см. раздел 17.2.3 "Импорт элементов").

Пример 17.8. Разархивирование элементов

>Файл > Импорт и экспорт...

Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла

Далее >

Выберите файл для импорта Файл личных папок

Далее >

Импортировать из файла := <Файл (.PST)>

не импортировать дубликаты

Далее >

Импортировать из папки Архивные папки

Включить вложенные папки

Импортировать в такую же папку в Личные папки

Готово

Несколько комментариев к приведенному примеру.

  • Для извлечения из архива не всех, а только конкретных элементов нажмите кнопку Обзор..., появится одноименное диалоговое окно, аналогичное окну Фильтр, работа с которым рассматривалась в главе 16 "Поисковая система Outlook",
  • Для разархивации элементов в специальную папку ее необходимо сначала создать, а потом выбрать в раскрывающемся списке Импортировать в такую же папку в, либо, находясь в ней, установить переключатель Импортировать в текущую папку.

Рис. 17.11. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из файла

Рис. 17.12. Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из папки

Хотя процедуры архивирования и разархивирования очень похожи на процедуры экспорта и импорта информации, между ними все же есть различия. В первом случае исходные элементы копируются в файл архива и затем удаляются из текущей папки. В случае экспортирования исходные элементы копируются в файл экспорта, но из текущей папки не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа — файлы личных папок, а экспортировать — в файлы разных типов.

Назад Начало Вперед