Офисные задачи в Outlook 2002



Отправка и получение факса

В данном разделе рассматриваются создание, отправка и получение факсимильного сообщения. Более того, поскольку возможности Word как текстового редактора шире, чем встроенного редактора Outlook, мы решили рассмотреть создание факсимильного сообщения и средствами Word.

Создание факсимильного сообщения средствами Outlook

Создание факсимильного сообщения в Outlook фактически ничем не отличается от создания сообщения электронной почты. Для создания нового сообщения просто нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандратная.

В поле Кому (То) выберите контакт, которому будет адресован этот факс. Outlook автоматически будет отправлять сообщение на номер, указанный в поле Факс (Fax) для данного контакта. Если в списке контактных лиц не указан номер факса получателя, можно ввести его номер с клавиатуры в следующем формате: [FAX:номер абонента]. Например, чтобы отправить факсимильное сообщение на номер 2343476, введите в поле Кому следующее: [FAX:2343476].

Аналогично сообщению электронной почты введите тему и текст сообщения. После того как сообщение создано, для его отправки воспользуйтесь примером, приведенным ниже.

Пример 14.7. Отправка факса

{В форме Сообщение}

Учетные записи Fax Mail Transport

Отправить

После отправки факсимильное сообщение перемещается в папку Исходящие (Outbox) и после окончательной процедуры отправки и приема сообщения, как и обыкновенное сообщение, — в папку Отправленные (Sent Items).

Рис. 14.3. Факсимильное сообщение

Создание факсимильного сообщения средствами Word

Ранее говорилось, что Microsoft Word 2002 может являться редактором сообщений электронной почты, но об этой возможности мы еще расскажем в главе "Outlook и Office". В случае же факсимильных сообщений, где основополагающим фактором является четкость и лаконичность графики, Word предлагает более богатый выбор возможностей по сравнению с Outlook. Но данное замечание не снижает возможности редактора Outlook, а лишь подчеркивает их. Поскольку на этом примере демонстрируется концепция интегрируемости приложений Microsoft Office XP, что разрешает пользователю, вооружившись возможностями основных приложений Office, автоматизировать и упростить свою деловую деятельность. Однако перейдем от слов к делу.

Запустите Word, создайте простой документ (документ i) и введите в него необходимую информацию. Вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы и вообще полностью форматировать и редактировать его по всем правилам Word. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

Пример 14.8. Мастер факсов Word 2002

{ В окне Word}

Файл > Создать... -> Общие шаблоны

Письма и факсы

Мастер факсов

ОК

Далее

Следующий документ: Документ 1

Далее

Другое приложение FAX (рис. 14.4)

Далее

Введите сведения о получателе

Далее

Изысканный

Далее

Введите сведения об отправителе

Далее

Готово

Рис. 14.4. Fax Wizard, шаг Fax Software

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

  • Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.
  • Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.
  • Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Рис. 14.5. Факс, сгенерированный Мастером факсов Word

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

  • Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.
  • Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.
  • Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.
Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Если вы будете использовать титульные страницы, созданные Мастером факсов Word, имеет смысл отключить добавление титульной страницы самого факса. Иначе получатель будет принимать две титульные страницы.

Отправка и получение факса

Отправка факсимильных сообщений так же проста, как и отправка сообщений электронной почты. Если факсимильное сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить/Получить на панели инструментов Стандартная. Произойдет абстрактная отправка факса, т. е. факс перейдет в папку Отправленные, не будучи еще фактически отправленным получателю. Это действие показывает, что формат сообщения успешно преобразован. Через некоторое время появится диалоговое окно Fax Monitor , демонстрирующее процедуру дозвона до номера получателя.

После автоматического набора номера и в случае готовности факса получателя к приему произойдет соединение двух факсимильных аппаратов и нач нется передача факса. Процедуры дозвона и передачи факсов отображаются в диалоговом окне Fax Monitor. В случае необходимости пользователь может прервать передачу факса, нажав кнопку End Fax Call.

Получение факса происходит исходя из настроек, описанных выше, в случае автоматического приема факса от пользователя не требуется никаких действий. Факс автоматически установит соединение и примет факсимильное сообщение, после чего переместит его в папку, предназначенную для хранения таких сообщений.

Для просмотра факса перейдите в указанную папку и двойным щелчком откройте факсимильное сообщение.

Совет

Когда принимается факс, он имеет графический формат, т. е. это рисунок. Его можно смотреть, вращать, инвертировать, но он остается рисунком. Если необходимо работать с факсимильным сообщением как с текстом, используя, например, Word, то факс следует преобразовать. Outlook и Office не имеют встроенного OCR-редактора (Optical Character Recognition), но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование. Например, FineReader, которое является самостоятельным программным пакетом. FineReader берет факс, сканирует его и создает на выходе стандартный текстовый файл.

Назад Начало Вперед