Офисные задачи в Outlook 2002

для взрослых кино|купить гравий


Подготовка к работе с электронной почтой

Перед тем как приступить к работе, требуется сделать ряд подготовительных процедур, после чего работа с электронной почтой будет казаться простой и приятной.

Как правило, все настройки Outlook (и не только электронной почты) производятся в диалоговом окне Параметры (Options). Для его открытия воспользуйтесь командой > сервис > параметры. Установка основных параметров электронной почты происходит на четырех вкладках: Настройка почты (Mail Setup), Сообщение (Mail Format), Орфография (Spelling) и Безопасность (Security). Рассмотрим подробно каждую из них.

Замечание

О параметрах обработки полученных сообщений, пересылаемых сообщений и ответах будет рассказано в разделе 9.10 "Параметры электронной почты".

Вкладка Настройка почты

На этой вкладке устанавливаются параметры доставки почты (рис. 9.7). Рассмотрим назначение каждого объекта данной вкладки.

Рис. 9.7. Вкладка Настройка почты диалогового окна Параметры

Нажатие кнопки Учетные записи (E-mail Accounts) вызовет появление рассмотренного выше диалогового окна Учетные записи электронной почты.

В разделе Отправка и получение (Send/Receive) установите флажок Немедленная отправка при наличии подключения (Send immediately when connected). Суть этого флажка вы поймете после знакомства с принципом отправки сообщений в Outlook, сейчас же скажу, что сообщения могут отправляться либо немедленно после написания, либо сначала перемещаться в папку Исходящие (Outbox) и только после дальнейшего указания отправляться адресату. Это дает некоторое время на составление не одного, а нескольких писем и отправки их одновременно. Более подробно о настройке параметров отправки и приема сообщений, а также об организации одноименных групп будет рассказано в разделе 9.9 "Группы отправки и получения".

Работа с разделом Файлы данных (Data Files) будет рассмотрена нами ниже (см. раздел 15.1 "Новая конфигурация").

Последний раздел содержит перечень параметров телефонного соединения (Dial-Up Connection):

  • Выдавать предупреждение перед сменой имеющегося подключения (Warn before switching an existing dial-up connection). Если вы имеете более одной учетной записи и одна или несколько из них используют отличное от других удаленное соединение, установка данного переключателя вызовет соответствующее предупреждение при отправке и получении почты по всем учетным записям, требующих разрыва соединения.
  • Всегда использовать имеющееся подключение (Always use an existing dial-up connection). Установка этого переключателя вынудит вас использовать только существующее соединение для всех учетных записей. Это может сделать невозможным прием сообщений с определенных серверов, которые требуют подключения только через предоставляемые им соединения.
  • Автонабор номера при отправке и получении в фоновом режиме (Automatically dial during a background Send/Receive). Значение данного флажка будет рассмотрено вместе с настройкой групп отправки и получения сообщений в разделе 9.9 "Группы отправки и получения".
  • Повесить трубку после отправки и получения вручную (Hang-up when finished with a manual Send/Receive). Если флажок не установлен, то удаленное соединение после отправки и приема сообщения не будет автоматически разрываться и вам придется отключать его вручную (см. разд. 8.2 "Настройка удаленного доступа"). Это полезно, если вы решили просмотреть почту, не отключаясь от Интернета. Его установка, наоборот, удобна в том случае, если вы экономите время, проведенное в сети, и основная работа состоит только в отправке и проверке новой почты.

Вкладка Сообщение

На этой вкладке выбираются параметры и определяются настройки формата и редактора для сообщений Outlook (рис. 9.8).

Формат сообщения

Формат сообщения определяет редактор для новых сообщений. Каждый формат имеет свои функции и варианты использования. В Microsoft Outlook возможно создание и получение сообщений в трех форматах: HTML, формат RTF Microsoft Outlook (Rich Text) и Обычный текст (Plain Text). Один из них может быть указан как формат сообщений, который будет применяться для новых сообщений по умолчанию. Однако отдельные сообщения всегда могут создаваться в других форматах. Указываемый формат сообще ний не зависит от выбора их редактора. Microsoft Outlook поддерживает два вида редакторов сообщений: встроенный и редактор Microsoft Word. В табл. 9.2 приведены основные возможности каждого из форматов.

Рис. 9.8. Вкладка Сообщение диалогового окна Параметры

Замечание

При составлении ответа на сообщение Outlook использует формат, в котором было создано это сообщение. Например, при составлении ответа на сообщение, полученное в формате Обычный текст (Plain Text) Outlook создает ответ с использованием обычного текста. Однако при желании можно изменить формат ответа (> Формат > HTML).

Таблица 9.2. Форматы сообщений

Формат

Возможности

HTML

Форматирование текста, нумерация, маркеры, выравнивание, горизонтальные линии, фон, стили HTML и Web-страницы. В этом формате могут использоваться бланки и подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word 2002, эти параметры необходимо указать в Word

Обычный текст Обычный текст не является форматируемым. Если большинство сообщений отправляется через Интернет, использование обычного текста может оказаться удобнее, т. к. получатели могут не увидеть форматирования, добавляемого при использовании других форматов. При получении сообщений, составленных в формате Обычный текст (Plain Text), имеется возможность указать шрифт, который должен использоваться при их чтении. В обычном тексте могут использоваться подписи без форматирования текста
RTF Microsoft Outlook Форматирование текста, маркеры и выравнивание. В этом формате могут использоваться подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word, подписи должны создаваться в Word. При отправке сообщений через Интернет в формате RTF Microsoft Outlook не все получатели смогут их прочитать
Для демонстрации примера создания сообщения я решил выбрать формат HTML, а в качестве редактора — встроенный редактор Outlook. Однако, если сообщение пришло в формате RTF, я предпочитаю его открывать средствами Word. Данное сочетание я считаю оптимальным, поскольку формат HTML предоставляет достаточно большие возможности, использование же встроенного редактора Outlook аргументировано быстротой (ведь при использование Word в качестве редактора одновременно работают два приложения) и простотой (средств встроенного редактора вполне достаточно для создания красиво оформленного и отредактированного текста) работы. Тем не менее об использовании редактора Microsoft Word в Outlook будет рассказано в разделе 18.1 "Outlook и Word".

Пример 9.4. Настройка формата сообщения

Создать сообщение в формате HTML

(снять) Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

Формат для Интернета...

Если HTML-сообщение содержит рисунки, отправлять копии

Параметры сообщений в формате Outlook RTF Преобразовать в формат HTML .

ок

язык..

Английский язык в отметках сообщений

Английский язык в служебных заголовках сообщений

Кодировка исходящих сообщений Кириллица (КОИ8-Р) (рис. 9.9)

ОК

Рис. 9.9. Диалоговое окно Язык

Установка или снятие флажков Английский язык в отметках сообщений и Английский язык в служебных заголовках сообщений — дело вкуса и "электронной" этики. Например, при составлении ответа на сообщение в текст заголовка автоматически добавляется надпись RE:Text (от английского Reply) или в русской интерпретации — НА:Текст. Если вы работаете с международными контактами, то тема сообщения, содержащая русское НА:, будет иностранному коллеге не совсем ясна.

Помимо кодировки КОИ8-Р, устанавливаемой по умолчанию, для исходящих и входящих сообщений можно использовать кодировку Кириллица (ISO) или Кириллица (Windows). Подробнее об изменении кодировки будет рассказано в разделе 9.6.1. "Работа с сообщением".

Настройки раздела Шрифты и бланки на вкладке Сообщение позволяют определить шрифты и специальные бланки для создания впоследствии на их основе сообщений. Если проводить аналогию между Outlook и Word, то бланки (stationary) для сообщений являются своеобразными шаблонами для документов. По умолчанию Outlook не использует специальных бланков, но вы можете выбрать любой бланк из раскрывающегося списка. Если название бланка не дает вам полного представления о его виде, то нажав кнопку Выбор бланка (Stationary Picker), можно просмотреть все имеющиеся бланки и выбрать подходящий (рис. 9.10).

В этом же диалоговом окне можно изменять стандартные бланки и создавать собственные как на основе уже имеющихся, так и на основе собственных рисунков и подписей или взятых из'Интернета. Для этого нажмите кнопку Дополнительные бланки (Advanced Stationary).

Рис. 9.10. Диалоговое окно Выбор бланка

Совет

Советуем вам не ставить по умолчанию специальных бланков. Во-первых, подобные сообщения автоматически становятся больше по размеру из-за внедренных в них картинок, а во-вторых, сообщения на основе бланков полезны для особенных случаев, а не для ежедневного электронного общения.

Кнопка Шрифты (Fonts) вызывает соответствующее диалоговое окно, в котором можно изменить шрифт для сообщений, ответов и пересылок.

В разделе Подпись можно указать подпись (signature), которая автоматически будет добавляться в конец сообщения (например, "С уважением, Георгий Усаров"). Хотя пользователь видит адрес отправителя и понимает, от кого пришло сообщение, хорошим тоном считается все равно подписывать сообщение.

В следующей программе я создал две подписи для новых сообщений и для ответов.

Пример 9.5. Создание новой подписи

Выбор подписи...

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров

Начать с пустого абзаца

Далее > Шрифт Цвет Синий ОК

Параграф Слева ОК

Текст := Георгий Усаров

Готово

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров (С уважением)

Использовать существующую подпись Усаров

Далее > Текст := С уважением, Георгий Усаров

Готово

ОК

Подпись для новых сообщений Усаров (С уважением)

Подпись для ответов и пересылок Усаров (рис. 9.11)

Рис. 9.11. Работа с подписями

Вы можете создать подпись, включающую вашу визитную карточку в формате vCard. Подробно о vCard и других международных стандартах будет рассказано в разделе 17.1 "Сохранение элемента".

Пример 9.6. Добавление визитки в подпись

{В диалоговом окне Изменение подписи}

Создать визитную карточку из списка контактов...

Имя Георгий Ефимович Усаров Добавить >

ОК

Вложить визитную карточку в подпись Георгий Ефимович Усаров

Совет

Не следует назначать новым сообщениям и ответам подпись с визитной карточкой, лучше создать специальную подпись, например: Усаров (vCard), и подписываться ей, только когда вы первый раз отправляете сообщение какому-либо контакту.

Вкладка Орфография

На вкладке Орфография (Spelling) пользователь может установить параметры проверки сообщения на орфографические ошибки (рис. 9.12). Если вы используете в качестве редактора сообщений Word, то его возможности в проверке значительно шире, например можно проверить не только орфографию, но и грамматику.

Назначения флажков в принципе ясны, но небольшие комментарии я все-таки приведу.

  • Всегда предлагать исправления для слов с ошибками (Always suggest replacement for misspelled words). Установка данного флажка позволяет в окне проверки орфографии отображать список предлагаемых изменений.
  • Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always check spelling before sending). Установка данного флажка обязует Outlook проверять сообщение перед его отправкой. В противном случае для проверки орфографии сообщения придется воспользоваться командой меню > сервис > Орфография или клавишей <F7>.
  • Пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (Ignore words in UPPERCASE). Если данный фложок установлен, то Outlook будет считать орфографически верными слова, набранные прописными буквами (в верхнем регистре).
  • Пропускать слова, содержащие цифры (Ignore words with numbers). Установка данного флажка аналогична предыдущему случаю, только здесь Outlook не будет считать неправильными слова типа "союз4" или "50на50".

Рис. 9.12. Вкладка Орфография диалогового окна Параметры

  • Пропускать текст исходного сообщения в ответе и пересылке (Ignore original message text in reply or forward). Установка данного флажка запрещает Outlook проверять текст исходных сообщений на правильность при ответе или пересылке.
  • Использовать автозамену, когда Word не является редактором сообщений (Use AutoCorrect when Word isn't the e-mail editor). Данная опция очень полезна, здесь можно указать специапьный набор символов, который позволит использовать короткие двух-, трехсимвольные слова вместо ввода целого текста. Параметры автозамены определяются в одноименном диалоговом окне, для отображения которого необходимо нажать кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).
Нажатие кнопки Изменить (Edit) в разделе Изменение словаря пользователя (Edit Custom directory) приведет к открытию текстового файла, в котором можно отредактировать, добавить или удалить слова пользователя. В дальнейшем эти слова Outlook будет считать орфографически верными. Полезно добавить в данный список свою фамилию, поскольку она, скорее всего, будет Считаться неверной для Outlook. И наконец, в качестве языка для проверки необходимо выбрать значение русский (Россия).

Вкладка Безопасность

Одним из немаловажных факторов сегодняшней действительности является безопасность приходящих и исходящих сообщений. В связи с нашумевшими вирусами Melissa и I love you пересылаемыми по электронной почте, стоит всерьез задуматься о надежном отпоре или, по крайней мере, хорошей вакцине против всевозможных вирусов и нежелательного доступа к информации.

Цифровой сертификат

Семейство приложений Microsoft Office, начиная с 2000 года, предлагает пользователям ряд способов антивирусной защиты:

  • поддержку антивирусных программ, разработанных другими фирмами;
  • технологию Microsoft Authenticode, которая позволяет ставить цифровые подписи в сообщения, используя цифровой сертификат;
  • блокировку доступа к информации.
Поддержка антивирусных программ предполагает установку соответствующего программного обеспечения, которое проверяет открываемое сообщение на наличие макровирусов. Я не буду описывать процедуру установки подобных приложений, а отошлю читателя на сервер дополнений Office 2002, расположенный по адресу http://office.microsoft.com , или на Web-страницы российских компаний AVP (Лаборатория Касперского) или Dr. Web.

Сообщения же, подписанные с использованием цифрового сертификата (Digital ID), во-первых, обеспечивают доверительное отношение к отправителю, не предполагая умышленного внедрения вируса с его стороны, а, во-вторых, позволяют осуществить проверку, было ли каким-нибудь образом изменено сообщение, и автоматически не разрешить выполняться макросам, которые могли быть изменены макровирусами.

Замечание

Технология цифровых подписей работает только на компьютерах с установленным обозревателем Internet Explorer версии 4.0 и выше. Она не будет работать на компьютерах с установленным обозревателем Netscape Navigator любой версии.

Чтобы иметь возможность подписывать свои сообщения, пользователь, прежде всего, должен получить и установить на своем компьютере цифровой сертификат. Нажмите кнопку Получить удостоверение (Get a Digital ID). после чего автоматически запустится Microsoft Internet Explorer и начнет загрузку соответствующей страницы (рис. 9.13). На ней можно получить необходимую информацию о сертификатах, а также выбрать коммерческую организацию, например Verisign Inc., которая уполномочена выдавать подобные сертификаты. Для его получения пользователь должен предоставить в сертификационный центр информацию о себе: имя, домашний адрес, адрес электронной почты, дату рождения и номер карточки социального страхования. После проверки предоставленной информации пользователю выдается сертификат сроком на один год. Замечу, что при получении сертификата пользователь обязан оплатить его стоимость (20 долларов США).

Рис. 9.13. Получение цифрового сертификата

Что же, собственно говоря, представляет собой цифровой сертификат и чем он так хорош? Цифровой сертификат можно рассматривать как электронный дубликат любого удостоверения личности для физического лица. Таким образом, получая сообщение, можно проверить: поступило ли оно из надежного источника, удостоверившись в наличии действительной цифровой подписи, основанной на выданном отправителю цифровом сертификате. Законность цифрового сертификата основана на том, что он выдан уполномоченной на то организацией (например, Verisign Inc.), которая проверяет достоверность предоставленной заявителем на получение сертификата личной информации. Эта информация хранится в цифровой подписи в защищенной и не поддающейся проверке форме.

Безопасность в Интернете

Под безопасностью в Интернете подразумевается установление специальных параметров просмотра сообщений HTML, содержащих встроенный сценарий или активное содержимое. Пользователь может выбрать от самого безопасного до самого незащищенного режима. Но, выбирая режим, следует учитывать тот факт, что HTML-страницы с ростом уровня безопасности прямо пропорционально теряют свою функциональность, что в ряде случаев делает работу со страницей просто невозможной.

Как правило, установка стандартного режима работы в Интернете позволяет оптимальным образом балансировать между безопасностью и функциональностью Outlook. Как изменить уровень безопасности, показано в примере 9.7.

Пример 9.7. Изменение уровня безопасности

Зона Internet (рис. 9.14) Применить

Рис. 9.14. Вкладка Безопасность диалогового окна Параметры

Защита от вирусов

Также Outlook 2002 предоставляет новый усиленный и улучшенный вариант защиты от вирусов или макросов, поступающих вместе с электронной почтой.

Во-первых, Outlook блокирует все вложения, ассоциируемые с небезопасными файлами.

Во-вторых, Outlook отслеживает несанкционированный программный доступ к адресной книге пользователя или к посылке сообщений от его имени. Пользователь в данном случае уведомляется специальным диалоговым окном, дающим возможность продолжить или прекратить выполнение программы (рис. 9.15).

Рис. 9.15. Защита от программного доступа

Назад Начало Вперед