Офисные задачи в Outlook 2002

форекс скачать программу


Учетная запись

В предыдущей главе мы рассмотрели настройку удаленного доступа, необходимую для входа в Интернет. Но этого еще недостаточно для работы с почтой. Для пересылки корреспонденции Outlook должен обладать дополнительными сведениями о почтовом сервере и почтовом ящике пользователя, которые хранятся в учетных записях Outlook. Однако для начала необходимо иметь такой почтовый ящик.

Регистрация почтового ящика в Интернете

Как упоминалось ранее, очень часто в услуги провайдеров входит предоставление пользователю места на специальном Интернет-сервере для почтового ящика пользователя, доступ к которому осуществляется посредством того же соединения, имени и пароля. В нашем случае интернет-провайдер ММТ не предоставляет такой возможности. Как же быть? Естественный способ — регистрация почтового ящика на специализированных бесплатных серверах в Интернете, с которым (почтовым ящиком) впоследствии мы и будем работать.

Совет

Даже если вы имеете почтовый ящик на сервере провайдера, иногда бывает очень полезно зарегистрироваться на подобных бесплатных почтовых серверах в Интернете.

Интернет имеет множество бесплатных почтовых серверов, на которых может зарегистрироваться любой пользователь. Как правило, регистрация очень проста. Для ее прохождения пользователю необходимо заполнить соответствующую форму и некоторую анкету, после чего ему отводится специальное физическое место на данном сервере — почтовый ящик, с определенным почтовым адресом (E-mail). Размер почтового ящика, а также размеры присылаемых и отправляемых сообщений зависят от конкретного сервера. Эта величина колеблется от 20 до 50 Мбайт для почтового ящика и от 1 до 3 Мбайт для сообщений.

Итак, давайте перейдем от теории к практике, а точнее зарегистрируемся на одном из популярных российских почтовых серверов — MAIL.RU.

Замечание

Помимо сервера MAIL.RU существует множество как русских (CHAT.RU, MAILRU.COM, PISEM.NET), так и иностранных почтовых серверов (YAHOO. COM, HOTMAIL. COM). Достаточно большую коллекцию бесплатных почтовых серверов можно найти посредством поисковой системы Rambler.ru в разделе Почта. Подробнее о работе в WWW и поисковых системах будет рассказано в разделе 11.2.2 "Поисковые системы Интернета".

Пример 9.1. Регистрация бесплатного почтового ящика

  1. Подключитесь к Интернету
  2. Откройте Microsoft Internet Explorer
  3. Введите адрес www.mail.ru (рис. 9.2)
  4. Подведите указатель к гиперссылке Регистрация
  5. Прочтите условия регистрации и согласитесь с ними
  6. Зарегистрируйтесь и заполните анкету, следуя указаниям на Web-станице сервера
  7. Отключитесь от Интернета
Замечание

Приведенный выше пример весьма условен. Но я надеюсь, что вы заполните регистрационную форму без особых проблем. Более подробно о работе в WWW, посредством не только Microsoft Internet Explorer, но и Outlook 2001, будет рассказано ниже (см. главу 11 "Работа в Интернете").

Рис. 9.2. Web-страница бесплатной почтовой службы Mail.Ru

Итак, после проделанной выше процедуры вы стали счастливым обладателем почтового ящика и адреса электронной почты, имеющего вид username@mail.ru. Хотя вы можете работать с почтой непосредственно на сервере MAIL.RU (и в этом есть свои преимущества), я предлагаю все-таки работать с почтой посредством Microsoft Outlook. Поскольку, во-первых, вы получаете единообразность всех процедур, связанных с вашей деловой и коммуникационной деятельностью. А во-вторых, Outlook имеет на порядок больше возможностей как редактор сообщений, чем другие программы (в частности, программа сервера MAIL.RU).

Электронный адрес

Прежде чем мы начнем создавать учетные записи Outlook и работать с электронной почтой, я считаю, что стоит уделить внимание формату адреса электронной почты Интернета. Формат электронного адреса (E-mail) имеет следующий вид:

username@domain_name

  • Username. Это имя почтового ящика пользователя, в нашем случае это имя, которое вы ввели, регистрируясь на сервере MAIL.RU. Данное имя должно быть и является уникальным для домена, который обслуживается сервером в Интернете.
  • Domain_name. Правая часть адреса включает имя домена для этого пользователя. Имена доменов используются для представления IP-адреса (цифрового адреса) в Интернете. Имена доменов обычно просты для восприятия: MAIL.RU, MICROSOFT.COM, PISEM.NET и т. д. Иногда они состоят из нескольких частей, например MAIL.ADMIRAL.RU. Как правило, доменное имя состоит из названия организации и ее типа (или территориального имени). В табл. 9.1 приведены основные типы доменов.
Таблица 9.1. Типы доменов

Имя домена

Описание

СОМ

Коммерческая организация

ORG

Любая организация

GOV

Правительственное учреждение

MIL

Военное учреждение

EDU

Образовательное учреждение

NET

Сетевой ресурс

RU

Российское учреждение

Объединяя все вместе, мы получаем адрес электронной почты. Например, мой адрес будет выглядеть следующим образом: usarov@maii.ru.' Адрес электронной почты не чувствителен к регистру. Это означает, что если указан адрес usarov@raail.ru, USAROV@MAIL.RU ИЛИ Usarov@MAIL.ru, ТО ПОЧТОВЫЙ сервер понимает, что все сообщения направляются одному и тому же адресату.

Другой аспект электронной почты Интернета — это протоколы электронной почты. Протоколы используются Интернетом и разработчиками программного обеспечения для передачи данных и гарантии, что сообщение электронной почты найдет своего адресата. Наиболее распространенный протокол, используемый электронной почтой Интернета, — это SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), протокол для отправки почтовых сообщений на сервер. Другой протокол Интернета — РОРЗ (Post Office Protocol version 3) — используется для приема почтовых сообщений с почтового сервера. В нашем случае адрес сервера SMTP — smtp.maii.ru, а адрес сервера РОРЗ — pop.mail.ru.

Это не выдуманный, а самый настоящий адрес автора данной книги. Так что при желании вы можете задать мне вопросы или прислать отзывы о данной книге.

Замечание

Эти данные вы могли прочитать на Web-странице сервера MAIL.RU. В том случае, если вы имеете почтовый ящик на другом сервере (например, сервере провайдера), вам необходимо узнать его адреса серверов SMTP и РОРЗ.

Новая учетная запись

Чтобы Outlook смог отправлять и получать сообщения, ему необходимо задать специальные параметры электронной почты пользователя. Все параметры, связанные с электронной почтой, хранятся в учетных записях Outlook (Account).

При начальной установке Outlook автоматически запускает Мастера подключения к Интернету, в котором собираются сведения о почтовом ящике пользователя и удаленном доступе. Ранее мы пропустили работу мастера, поскольку не было необходимости в работе с почтой (см. раздел 1.1.1 "Установка Outlook"), теперь настало время восстановить недостающие детали в настройке Outlook.

Outlook имеет пять типов учетных записей, или пять информационных служб, посредством которых Outlook выполняет свои операции.

  • Microsoft Exchange Server. Этот тип используется для подключения к серверу Microsoft Exchange, позволяющему работать в рамках корпоративной группы, объединенной в локальную сеть. Подробно о работе Outlook с Microsoft Exchange и учетной записи данного типа будет рассказано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".
  • РОРЗ. Позволяет устанавливать соединение с РОРЗ-серверами и загружать с них почту. О работе с учетными записями данного типа будет подробно рассказано в настоящей главе.
  • IMАР. Устанавливает связь с IMAP-серверами, загружает с них почту и синхронизирует почтовые папки.
  • HTTP. Настоящий тип учетной записи является нововведением Outlook. Он позволяет устанавливать связь с популярным почтовым сервером Microsoft — Hotmail. Подробно о работе с учетной записью данного типа будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
  • Additional Server Types. Учетные записи такого типа позволяют работать с сервисами и подключаться к серверам независимых разработчиков. Хотя данные сервисы и не входят в пакет Microsoft Office, Outlook может поддерживать работу с ними (см. главу 14 "Работа с факсами").
Нововведением Outlook является размещение типов учетных записей в одном месте. Больше нет разделения на режимы работы с почтой, как в Outlook 2000 (Только Интернет, Корпоративная или для рабочих групп, Нет электронной почты). Создать новую учетную запись всех доступных типов можно посредством единственного диалогового окна, показаного на рис. 9.3. Более того, пользователь может иметь учетные записи любого из типов информационных служб в неограниченном количестве (см. главу 15 "Настройка конфигураций").

Итак, давайте рассмотрим создание новой учетной записи типа РОРЗ на примере моего электронного адреса (вам, конечно, следует вводить собственные имя, пароль и адрес).

Пример 9.2. Создание новой учетной записи

Сервис > Учетные записи электронной почты...

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее > РОРЗ Далее >

Ваше имя := Osarov George

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Сервер входящей почты := pop.mail.ru

Сервер исходящей почты := smtp.mail.ru (рис. 9.3)

Имя пользователя := usarov

Пароль := <пароль>

Запомнить пароль

Проверка настройки учетной записи... (рис. 9.4)

Закрыть

Далее >

Готово

Давайте более детально рассмотрим данный пример. Создание, удаление и изменение свойств учетных записей всех типов производятся в диалоговом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).

В поле Ваше имя (Your Name) вводится имя пользователя (именно это имя будет отображаться в поле От (From) для всех отправляемых сообщений, но об этом позже). В следующем поле необходимо ввести свой адрес электронной почты, в нашем случае это адрес, который вы зарегистрировали на сервере MAIL.RU (например, usarov@mail.ru). Далее вы должны ввести адреса SMTP-и РОРЗ-серверов, необходимые для отправки и приема сообщений. В разделе Сведения о входе (Logon Information) требуется ввести имя пользователя и пароль для доступа к вашему почтовому ящику. Вводите данные, которые были указаны вами при регистрации почтового ящика на сервере MAIL.RU.

После заполнения всех данных, необходимых для создания учетной записи, можно протестировать ее работоспособность. Если у вас отобразилось точно такое же диалоговое окно, как на рис. 9.4 (все стадии проверки отмечены зелеными галочками), значит все параметры верны и учетная запись успешно создана.

Рис. 9.3. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Рис. 9.4. Диалоговое OKHO Test Account Settings

После создания учетной записи, можно всегда вернуться к ее редактированию.

Пример 9.3. Просмотр и изменение учетной записи

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее >

pop.mail.ru Изменить...

Замечание

Для удаления выделенной учетной записи необходимо нажать кнопку Удалить (Remove), для создания новой — Добавить (Add), после чего появится диалоговое окно Мастер новой учетной записи.

После установки первичных параметров учетной записи, чтобы установить дополнительные свойства, необходимо вызвать диалоговое окно Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings), щелкнув по кнопке Другие настройки (More Settings).

Ниже рассматриваются вкладки диалогового окна Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings).

  • Общие (General). На данной вкладке можно изменить название учетной записи с неблагозвучного pop.maii.ru на MAIL.RU. Также здесь можно указать название организации и электронный адрес, на который будут отправляться ответные сообщения. Если это поле не заполнено, ответы будут приходить на адрес данной учетной записи.
  • Сервер исходящей почты (Outgoing Server). На этой вкладке можно установить дополнительные параметры авторизации для SMTP-сервера (если таковые требуются). В нашем случае никаких дополнительных параметров указывать не надо.
  • Подключение (Connection).. На этой вкладке можно изменить параметры подключения. Проверьте, что у вас стоит переключатель Подключение через телефонную линию (Connect using phone line), а в списке Использовать следующее подключение (Using the follow) выбрано необходимое для данной учетной записи соединение. В нашем случае это ММТ.
  • Дополнительно (Advanced). На данной вкладке изменяются номера портов для SMTP- и РОРЗ-серверов. Как правило, установленные по умолчанию значения (110 и 25) не требуют изменений. Здесь же можно установить значение Длительность ожидания сервера (Server TimeOut), т. е. временной интервал, через который произойдет отключение от сервера, если он не отвечает на запрос. Кроме того, можно установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере (Leave a copy of messages on my server). Таким образом, на удаленном сервере будут оставаться копии сообщений. Иногда это свойство очень полезно, например в случае, когда вы не можете получить информацию по каким-либо причинам своим почтовым клиентом, вы всегда можете прочитать ее непосредственно с удаленного сервера. Чтобы сообщения не накапливались на удаленном компьютере до тех пор, пока не заполнят все отведенное для вашего почтового ящика дисковое пространство, их необходимо периодически удалять. Для этого установите флажок Удалять с сервера через (Remove from server after) и укажите период времени в днях. По умолчанию этот период равняется 10 дням (рис. 9.5). А также установите флажок Удалять с сервера при удалении из "Удаленные" (Remove when removed from Delete Items).

Рис. 9.5. Вкладка Дополнительно диалогового окна Настройки электронной почты Интернета

Итак, учетная запись MAIL.RU полностью настроена. Но пользователь может иметь более одной учетной записи. Например, одна — для почтового адреса бесплатного почтового сервера, а другая — для адреса сервера провайдера (рис. 9.6). Если у вас больше, чем одна учетная запись, то для выбора наиболее употребляемой выделите ее и нажмите кнопку Использовать по умолчанию (Set as Default). Таким образом, по умолчанию сообщения будут отправляться через данную учетную запись, и адресат будет видеть адрес именно этой учетной записи.

Также можно установить очередность проверки почты по всем учетным записям, воспользовавшись кнопками Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down). О значениях кнопки Создать файл данных Outlook (New Outlook Data File) и раскрывающегося списка Размещать новую почту в папке (Deliver new mail to) будет рассказано в главе 15 "Настройка конфигураций".

В данном случае я добавил еще одну учетную запись типа POP/SMTP для адреса usarov_george@yahoo.com. Вы можете в качестве эксперимента, так же зарегестрироваться на сервере Yahoo.com (американский аналог Mail.ru) и создать соответствующую учетную запись.

После изменения настроек для их принятия и завершения работы с учетными записями щелкните кнопку Готово (Finish), в противном случае — Отмена (Cancel).

Рис. 9.6. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Назад Начало Вперед