Офисные задачи в Outlook 2002

Погода элиста: бывало и похуже. уборка снега в новосибирске|девочкам кончают в рот


MSN Messenger

Рассматривая работу с электронной почтой, можно отметить один существенный момент, который является как плюсом, так и минусом. Электронная почта — это средство коммуникации нереального времени, т. е. отправляя сообщение, вы не уверены, что адресат получит информацию тут же, поскольку он может проверить почту через день, два или вообще ее не проверить. Конечно, Outlook обладает возможностью проверки и отслеживания работы с посланным сообщением (получил ли его адресат и прочел ли), но хотелось бы, помимо возможности работы в данном режиме, иметь средство коммуникации реального времени, такое как-телефон, когда оба участника имеют возможность моментального обмена информацией. Проводя аналогию с электронной почтой, можно сказать, что она выступает в роли сообщений на телефонном автоответчике каждого из абонентов.

В данном разделе и пойдет речь о подобной системе общения в реальном времени — MSN Messenger. MSN Messenger представляет собой небольшое приложение, которое позволяет отправлять и принимать короткие текстовые сообщения в режиме реального времени абонентам, также имеющим MSN Messenger.

Данное приложение разработано компанией Microsoft и бесплатно распространяется любому пользователю, зарегистрировавшемуся на сервере Hotmail или имеющему электронный паспорт Microsoft. К сожалению, MSN Messenger пока не входит в пакет Microsoft Office, но тем не менее имеет большую интеграцию с Outlook. Поскольку в настоящий момент системы общения реального времени достаточно плотно входят в жизнь пользователей компьютеров и Интернета, необходимо здесь рассмотреть установку MSN Messenger.

Замечание

Помимо MSN Messenger на рынке систем общения в реальном времени существуют такие приложения, как ICQ (самая популярная система), Yahoo! Messenger, AOL Messenger и ряд других.

Установка и настройка MSN Messenger

Прежде всего, необходимо загрузить и установилъ MSN Messenger. Загрузка происходит с Web-узла компании Microsoft, при этом, естественно, следует подключиться к Интернету.

Пример 11.9. Загрузка MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook

{Появится диалоговое окно, предлагающее загрузить и установить MSN Messenger. }

да

{Запустится Web-браузер и отобразит начальную страницу MSN Messenger Service (рис. 11.17)}

Europe Russia

Загрузить сейчас

Далее

Начать загрузку (Появится диалоговое окно File Download (рис. 11.18)}

Run this programm from its current location

OK

Рис. 11.17. MSN Messenger Service

Рис. 11.18. Диалоговое окно File Download - Загрузка файла

После этого начнется процесс перекачки файлов MSN Messenger с сервера на ваш компьютер. После окончания загрузки появится диалоговое окно, предлагающее начать процесс инсталляции MSN Messenger (рис. 11.19).

Рис. 11.19. Начало установки MSN Messenger

После нажатия кнопки Да начнется инсталляция MSN Messenger. Ход инсталляции приведен в примере 11.10.

Пример 11.10. Установка MSN Messenger

{Лицензионное соглашение}

да

Далее

Далее

Учетное имя := george usarov@hotmail.com

Пароль := <пароль>

Запомнить это имя и пароль на данном компьютере

Далее

Готово

Итак, установка успешно завершена, и MSN Messenger начнет осуществлять вход в сеть. После входа в сеть на системной панели отобразится значок- с изображением зеленого человечка (пользователь в сети), а перед вами появится основное окно приложения (рис. 11.20).

Рис. 11.20. Окно приложения MSN Messenger

Работа с MSN Messenger

Итак, MSN Messenger установлен, осталось перейти к рассмотрению его возможностей, пояснению элементов интрефейса и, конечно, взаимосвязи с Microsoft Outlook.

Общие принципы работы

Прежде всего рассмотрим главное окно приложения. Оно состоит из шести основных разделов (сверху вниз).

  1. Панель управления (Toolbar). Данная панель, как и в случае с обыкновенным приложением, просто дублирует часть наиболее популярных команд меню.
  2. Состояние (Status). В этом разделе отображается имя пользователя и его состояние по умолчанию В Сети (On-line). Состояние можно изменить, щелкнув мышью по имени и выбрав необходимый параметр из раскрывающегося списка. Так, например, если вы ушли на обед, то имеет смысл выбрать параметр Перерыв на обед (Out to launch). Тем самым, все пользователи, имеющие контакт с вами, будут знать, что вас сейчас нет на работе.
  3. Почта (Mail). Данный раздел отображает состояние папки Входящие (Inbox) учетной записи Hotmail. Если на этот адрес приходит новое сообщение, MSN Messenger тут же оповещает пользователя.
  4. Доступные собеседники (Online Buddies). Здесь отображаются имена собеседников, находящихся в сети. То есть в любой момент вы можете отправить собеседнику сообщение и быть уверенным, что он его получит и тут же прочтет.
  5. Недоступные собеседники (Offline Buddies). Здесь отображается информация о людях, зарегистрированных в вашей книге собеседников, но в данный момент не находящихся в сети.
  6. Реклама. Здесь располагается рекламный баннер с гиперссылкой на соответствующую страницу.
Общий принцип работы с MSN Messenger следующий. Пользователь, осуществляя вход в сеть, становится активным и доступным для диалога с другими пользователями, имеющими в списке собеседников данный контакт. Теперь в режиме реального времени можно вести переговоры, устраивать конференцию средствами NetMeeting, отсылать файлы и даже SMS-сообщения на мобильные устройства.

Естественно, что для полноценной работы с MSN Messenger необходимо иметь хотя бы один контакт (собеседника). Ниже рассмотрен процесс добавления нового контакта в список MSN Messenger.

Добавление контакта

Контакт в понятии MSN Messenger — это пользователь, зарегистрировавшийся на сервере Hotmail или имеющий паспорт Microsoft, а также установивший на своем компьютере MSN Messenger. Процедура добавления контакта выглядит следующим образом.

Пример 11.11. Добавление контакта MSN

>Файл > Добавить контакт...

Адрес электронной почты или учетное имя Далее

Адрес электронной почты := fedor novikov@hotmail.com

Далее

Завершить

Если контакт найден, то пользователю приходит уведомляющее сообщение о том, что некий пользователь хочет включить его в группу контактов. Вы можете либо разрешить пользователю, либо запретить видеть ваше состояние (рис. 11.21).

После ответа, разрешающего видеть состояние и участвовать в беседе, контакт появляется в группе Доступные собеседники, а следовательно, вам доступны все имеющиеся функции MSN Messenger для работы с контактом, самыми распространенными из которых являются отправка и прием коротких текстовых сообщений.

Рис. 11.21. Уведомление о добавлении пользователя в контактный список

Отправка мгновенного сообщения

Именно в отправке мгновенных сообщений проявляется суть систем общения реального времени. Как только вы отправите сообщение "активному" пользователю (в сети), он тут же получает уведомление о пришедшем сообщении, ответ на которое тут же появляется у отправителя, тем самым завязывается электронный диалог (беседа).

Пример 11.12. Отправка мгновенного сообщения

Доступные собеседники <Контакт>

Отправить мгновенное сообщение

{ Появится диалоговое окно Мгновенное сообщение}

Текст := Привет!

Отправка

Прокомментируем вышесказанное. Диалоговое окно Мгновенное сообщение состоит из двух полей. В нижней пользователь вводит текст мгновенного сообщения, для отправки которого необходимо нажать кнопку Отправить или же клавишу <Enter>. После чего текст сообщения перемещается в верхнее поле, где отображается весь диалог. Так, например, на рисунке видно, что пользователь (Fedor) ответил: "Привет. Как поживаешь?". Кроме того, в одной беседе могут принимать участие более двух пользователей, тем самым организовывая электронную конференцию!

Пример 11.13. Создание конференции

>Предложить> Присоединиться к этой беседе >< Контакту >

Согласитесь, что MSN Messenger прост и удобен. Помимо мгновенных текстовых сообщений посредством MSN Messenger можно отправлять файлы, устраивать голосовую связь (при наличии микрофона и звуковой платы) и т. д.

К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать все возможности и достоинства MSN Messenger, ведь цель нашего исследования — Outlook, но все же мы надеемся, что при помощи справки и простого интерфейса вы без особого труда овладеете техникой работы с MSN Messenger.

Outlook и MSN Messenger

Говоря о MSN Messenger, мы упоминали, что это далеко не единственная система общения реального времени, но это единственная система, имеющая такую интеграцию с Microsoft Outlook.

Прежде всего, посредством Outlook вы можете настроить дополнительные параметры MSN Messenger (однако это не означает, что без Outlook вы этого сделать не можете).

Пример 11.14. Параметры MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Мгновенные сообщения Параметры (рис. 11.22)

Рис. 11.22. Диалоговое окно Параметры

Рассматриваемый нами далее аспект совместной работы Outlook и MSN Messenger заключается в следующем. Когда пользователь получает сообщение, Outlook проверяет, находится ли данный контакт в настоящее время в сети или нет. Если да, то в верхней части формы появляется желтая полоска с информацией о том, что контакт в сети, и предложением отправить ему мгновенное сообщение, не покидая основного приложения Outlook.

И наконец, последнее — пользователь Outlook может, не выходя из основного, предложения изменить состояние MSN Messenger.

Пример 11.15. Изменение состояния

> Сервис > Мгновенные сообщения > Состояние > <Состояние>

Назад Начало Вперед