Офисные задачи в Outlook 2002

доставка песка в новосибирске| Дэвид Ньюман: Бери и делай! 77 максимально полезных инструментов маркетинга


Дополнительные настройки папки Входящие

Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями "для взрослых". Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.

Размещение по папкам

Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на рис. 9.41. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать... или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.

Рис. 9.41. Настройка папки Входящие, вкладка По папкам

На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.

  • Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).
  • Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish).
Замечание

Если не существует папки для перемещения элементов, то для ее создания нажмите кнопку Создать папку (New Folder) в верхней части этого диалогового окна. Появится уже знакомое диалоговое окно Новая папка (см. раздел 9.11.2 "Создание правила").

Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.

Цветовое выделение

При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.

Рис. 9.42. Настройка папки Входящие, вкладка По цвету

На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения (рис. 9.42). Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.

Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.

Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово "глава", если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.

Пример 9.33. Автоформатирование

Письма, полученные от контакта

Условие...

Сообщения

Искать текст := глава

Место поиска поле темы и текст сообщения

Другие условия

Вложения Одно или несколько вложений

Размер Больше := 100

Дополнительно

Поле > Часто используемые поля > Отметка "К исполнению"

Условие не пусто

Добавить к списку

ОК

Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.

Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).

Вкладка Нежелательная почта

Данная вкладка служит для настройки Outlook на автоматическое выделение или удаление нежелательных сообщений и сообщений "для взрослых", содержащих информацию сексуального и эротического плана (рис. 9.43).

В раскрывающемся списке Действие (Automatically) выберите окрашивать (color), если вы хотите окрашивать нежелательные сообщения, или переместить (move), если хотите удалять подобные сообщения автоматически. В следующем раскрывающемся списке выберите цвет или папку соответственно. После чего нажмите кнопку Включить (Turn on), если же вы захотите снять или изменить режим проверки .нежелательных сообщений, нажмите кнопку Выключить (Turn Off).

Действия Outlook в данном случае выглядят следующим образом. Каждое новое сообщение проверяется на наличие наиболее типичных фраз для рекламы и нецензурных выражений. Список терминов, которые Outlook ис пользует для отбора предполагаемого "мусора", вы элементарно-можете найти в файле C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\1033\Filters.txt.

Рис. 9.43. Настройка папки Входящие, вкладка Нежелательная почта

Замечание

Данный файл содержит англоязычные выражения и термины, но вы можете либо сами обновить этот список, либо обратиться за получением фильтров по приведенному ниже адресу.

Сообщения могут также отбираться на основе списка адресов электронной почты отправителей ненужных сообщений и сообщений, предназначенных только для взрослых. Многие фирмы выпускают фильтры для почты и регулярно обновляют их; такие фильтры могут быть установлены в Outlook. В них приводятся самые актуальные списки отправителей коммерческой рекламы и сообщений сомнительного содержания. Подробнее об этом смотрите на Web-узле Outlook по адресу http://www.microsoft.com/rus/office/outlook .

Пользователь Outlook может самостоятельно пополнять этот список по мере получения нежелательных сообщений электронной почты. Для этого выде лите сообщение и выберите команду > Действия > Нежелательная почта > Добавить нежелательных отправителей.

Для изменения (добавления или удаления адресов) списка нежелательных отправителей щелкните гиперссылку Щелкните здесь (click here), после чего — гиперссылку Отправители нежелательной почты (Edit Junk Senders). Появится одноименное диалоговое окно, в котором можно добавить дополнительные адреса или, наоборот, удалить некоторые, если вы вновь захотели получать сообщения от данных отправителей.

Назад Начало Вперед