Офисные задачи в Outlook 2002



Мастер правил

Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.

Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.

Правила Outlook

Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).

В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.

Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание

Вид правила

Описание правила

Проверка сообщений после получения

Применить это правило, когда получены сообщения

Проверка сообщений после отправки

Применить это правило, когда отправлены сообщения

Перемещение новых сообщений от кого-либо

Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя>

Уведомление при получении важных сообщений

Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст>

Перемещение сообщений на основе содержания

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>

Удаление обсуждения

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их

Отметка сообщений от кого-либо

Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок>

Определение категорий отправленных сообщений

Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>

Определение категории на основе содержания

Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>

Перемещение отправленных сообщений

Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>

Прекращение обработки всех следующих правил

Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил

Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.

Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".

Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...

Создать...

Создать правило на основе шаблона

Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо

Описание правила

<отправители или список рассылки>

Имя City Cat

От

ок

<Имя>

Создать

Имя := <Имя папки>

Поместить в папку Входящие

ОК

ок

Далее >

Содержащие <текст> в поле "Тема"

<Текст>

Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)

Добавить

ОК

Далее >

Далее >

Кроме содержащих вложения

Далее (рис. 9.48)

Name of Rule := <Имя правила>

Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие

Готово

ОК

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.

В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.

Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.

Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.

Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил

Выполнить...

CityCat

Включая вложенные папки

Применить к Все сообщения

Выполнить

В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

  • Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) — для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) — для отправленных ему.
  • Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
  • В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
  • Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.
Назад Начало Вперед