Офисные задачи в Outlook 2002



Группы отправки и получения

Работа с сообщениями требует интенсивного процесса приема и отправки. Если у пользователя более одной учетной записи, то данный процесс может занимать несколько минут. Для упорядочения и автоматизации работы с отправкой и приемом сообщений по всем учетным записям можно воспользоваться еще одной полезной возможностью Outlook — группами отправки и получения.

Группа отправки и получения (Send/Receive Group) — это специальная группа, содержащая ряд учетных записей, для которых определены параметры отправки и приема сообщений. Для детального понимания, в чем же преимущество использования данных групп, я приведу пример создания группы и по ходу объясню, какой параметр и для чего используется.

Пример 9.28. Просмотр групп отправки и получения

> Сервис > Параметры отправки и получения > Определить группы отправки и получения... или

> Сервис > Параметры Доставка сообщений Отправить и получить...

Рис.9.36. Диалоговое окноГруппы отправки и получения

По умолчанию присутствует только одна группа Все учетные записи (All Accounts), которая содержит все учетные записи, зарегистрированные пользователем. Параметры находящиеся ниже, определяют поведение этой группы в разных режимах работы в Интернете (On-line и Off-line). И в том и в другом режиме существуют два параметра, о которых хотелось бы подробно рассказать, поскольку именно они определяют суть работы с группой.

  • Учитывать группу при отправке и получении (F9) (Include this group in send/receive). Если данный флажок установлен, то при нажатии на кнопку Отправить/Получить будут проверяться все учетные записи, входящие в данную группу.
  • Автоматически доставлять каждые <...> минут (Schedule an automatic send/receive every <...> minutes). Если данный флажок установлен, то че рез указанный интервал будет неявно вызвана процедура отправки и приема сообщений по всем учетным записям, входящим в группу. Данный флажок позволяет не отвлекаться на ежеминутное открытие Outlook и проверку новых сообщений. Вы можете работать с другими приложениями или вообще отойти от компьютера, но будете уверены, что через каждые полчаса осуществляется проверка почты и при ее доставке Outlook уведомит вас специальным диалоговым окном.
По умолчанию для группы Все учетные записи оба этих флажка для обоих режимов работы в Интернете включены. Однако данная группа может содержать сто учетных записей, хотя в действительности работает только с парой-тройкой. Возникает резонный вопрос, зачем регулярно проверять наличие новых сообщений на остальных учетных записях? Ответом на данный вопрос служит создание специальной группы для часто используемых учетных записей. Проверка же для остальных осуществляется в случае необходимости посредством команды > Сервис > Отправить/Получить > Все учетные записи.

Ниже я рассмотрю создание группы для учетной записи MAIL.RU. Но сначала следует снять все флажки для группы Все учетные записи.

Пример 9.29. Создание группы отправки и получения

{В диалоговом окне Группы отправки и получения}

Создать...

Название группы отправки и получения := Почта (Mail.ru)

ОК

Учетные записи Mail.ru

Включить запись в группу отправки и получения

Отправить сообщения

Получить сообщения

Загрузить сообщения целиком, включая вложения

Загрузить только описание, если размер сообщения превышает := 150 Кб

ОК

При работе Outlook в сети

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 30 минут

Автоматическая отправка и получение при выходе

При работе Outlook в автономном режиме

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 60 минут

Рис.9.37 . Диалоговое окно Настройка отправки и получения- Почты (Mail.ru)

Прокомментируем данный пример. Итак, прежде всего задается имя новой группы. После этого открывается специальное диалоговое окно, позволяющее настроить участников группы (учетные записи) и их дополнительные свойства.

Слева в этом окне располагаются все имеющиеся учетные записи пользователя. Записи, вошедшие в группу, отмечаются синими круговыми стрелками, не вошедшие — красными крестиками. Далее определяются параметры учетной записи в данной группе, среди которых интерес представляет последний. Я установил скачивание сообщений целиком, размер которых не превышает 150 Кбайт, в противном же случае пользователь будет получать лишь заголовки сообщений, работа с которыми была рассмотрена в разделе "Работа с заголовками".

И наконец, последним действием является настройка поведения учетной группы в разных режимах работы с Интернетом. Здесь также все понятно, отмечу только, что в режиме автономной работы (Off-line), когда приходит время выполнения отправки и проверки (через каждые 60 минут), появляется диалоговое окно, выполняющее соединение и требующее ввода пароля, если он не был запомнен Windows.

Замечание

В случае необходимости пользователь может отменить выполнение задачи автоматической отправки и приема сообщений, выбрав команду > Сервис > Параметры групп отправки и получения > Отключить расписание групп отправки и получения.

Последнее, что хотелось бы отметить в этом разделе, это то, что пользователь может полностью редактировать созданные группы, т. е. удалять, изменять и даже копировать их.

Назад Начало Вперед