Офисные задачи в Outlook 2002



Справочная система Outlook

Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ — к справочной системе Outlook. Умение правильно с ней работать заметно облегчит вам поиск требуемого справочного материала и упростит дальнейшую эксплуатацию Outlook.

Помощник

Помощник (Assistant) — это интеллектуальный анализатор ваших действий при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать вам справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, вы можете задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

Активизировать Помощника можно несколькими способами.

Пример 1.19. Запуск Помощника

Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника <F1>

Для получения справки введите в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию. На рис. 1.20 отображен ответ Помощника на вопрос: "Что Вы хотели бы сделать?" — "Работа с помощником". Для просмотра всего списка гиперссылок щелкните по стрелке См. далее... (See more ...).

Если вы хотите изменить вид Помощника или вообще отменить его посредническую деятельность между вами и справочной системой, то просто измените параметры Помощника в одноименном диалоговом окне.

Пример 1.20. Изменение параметров Помощника

Параметры или {На Помощнике} Параметры» (рис. 1.20)

Рис. 1.20. Диалоговое окно Помощник

Совет
Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить флажки отображать только важные советы (Only show high priority tips) и отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at Startup). В этом случае Помощник периодически будет отображать значек с изображением электрической лампочки, щелчок мыши по которому активизирует окно с советом.

Замечание

Помощник хоть и удобен, но отнимает некоторые ресурсы, а следовательно, и время. Поэтому, если вы не пользуетесь им постоянно, лучше отключите его посредством команды > Справка > Скрыть Помощника.

Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу <Enter>, после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.

Всплывающие подсказки

Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш <Shift>+<F1>, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу <Esc>.

Замечание

Иногда достаточно подвести указатель к тому или иному объекту интерфейса, например к кнопке на панели инструментов, и через некоторое время появится всплывающая подсказка, в данном случае — с названием кнопки.

Справочная система

Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду

> Справка > Справка по Microsoft Outlook.

Появится оено с двумя панелями: панелью со вкладками и панелью просмотра справки. Первая панель включает в себя три вкладки: Содержание (Content), Мастер ответов (Answer Wizard) и Указатель (Index). Использование этих вкладок позволяет быстро найти интересующий раздел справочной информации.

На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки (рис. 1.21).

Действия со вкладкой Мастер ответов (Answer Wizard) аналогичны работе Помощника: вы вводите вопрос, нажимаете кнопку Найти, и Мастер ответов выдает список гиперссылок, с помощью которых можно получить необходимую вам информацию. Зачастую список ссылок слишком велик и приходится тратить много времени на поиск действительно нужной информации. Для избежания подобных ситуаций формулируйте вопросы таким образом, чтобы максимально сузить границы поиска справочной системы.

Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово. На рис. 1.22 изображена вкладка Указатель с результатом поиска по ключевому слову Помощник (Paint).

Замечание

При первом раскрытии вкладки Указатель Microsoft Outlook произведет построение базы данных ключевых слов. Эта база строится один раз и затем используется при каждом открытии данной вкладки.

Рис. 1.21. Вкладка Contents диалогового окна Справка Microsoft Outlook

Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.

Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками — после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.

Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.

Для навигации по справочной системе очень удобно пользоваться кнопками Вперед и Назад, посредством которых можно перейти, соответственно, либо к следующей справке, либо к предыдущей.

Рис. 1.22. Вкладка Index диалогового окна Справка Microsoft Outlook

При необходимости и наличии принтера можно распечатать текущую справочную информацию. Для этого щелкните кнопку Печать (Print) в верхней части панели инструментов.

Справка в Интернете

В том случае, когда вы не смогли найти ответ на ваш вопрос во встроенной справочной системе, можно попытаться найти необходимую информацию на Web-странице фирмы Microsoft: http://office.microsoft.com/rus/welcome/ outlook. asp

Также вы всегда можете скачать с этой страницы файлы обновления и найти самую последнюю информацию о приложениях, входящих в пакет Microsoft Office XP.

Для открытия этой страницы необходимо подключить компьютер к Интернету и выбрать команду > справка > office на Web. Откроется обозреватель Internet Explorer и произойдет обращение по вышеуказанному адресу (рис. 1.23).

Рис. 1.23. Окно Internet Explorer со сведениями об Outlook

Дополнительная справка

Справочная система Outlook способна дать справку не только по работе с приложением, но и выдать дополнительные сведения о системе, параметрах безопасности, а также о технической поддержке при работе с приложениями Microsoft. Для получения информации о параметрах компьютера, операционной системе и приложениях, с которыми вы работаете, необходимо выполнить следующую операцию:

Пример 1.21. Получение информации о системе

> Справка > О программе Microsoft Outlook

О системе... (рис. 1.24)

Замечание

Нажатие кнопки Поддержка (Tech Suppost) вызовет появление раздела Поддержка программных продуктов справочной системы Outlook.

Рис. 1.24. Сведения о системе

Диалоговое окно Найти и восстановить

Итак, все аспекты информационной помощи Outlook 2002 были рассмотрены выше, но как быть в случае возникновения ошибок программного обеспечения или неверной работы приложения, к какой службе обращаться за помощью? В предыдущих версиях Outlook этот вопрос оставался без ответа. В случае ошибок приходилось переустанавливать Outlook, в худшем случае — весь Office. Начиная с версии Outlook 2000, появилась возможность устранения технических неполадок приложения.

Пример 1.22. Устранение неполадок

Справка > Найти и восстановить...

Начать (рис. 1.25)

Как правило, при устранении неполадок Outlook просит указать источник установки. В этом случае просто вставьте компакт-диск с Microsoft Office XP и нажмите кнопку ОК.

Иногда в ходе работы с приложением может возникнуть критическая ошибка, приводящая к "зависанию" Outlook и его автоматическому перезапуску. Данное событие сопровождается появлением диалогового окна Microsoft Outlook, извещающего об ошибке (рис. 1.26).

Рис. 1.25. Диалоговое окно Найти и восстановить

Рис. 1.26. Исправление ошибки Microsoft Outlook

Посредством данного диалогового окна пользователь может отправить сообщение компании Microsoft, тем самым помогая ей в поиске ошибок и их устранении.

Назад Начало Вперед