Офисные задачи в Outlook 2002



Новая запись

В этом разделе рассказывается о "ручном" ведении дневника. Мы рассмотрим создание записи на примере задачи Outlook "Работа над книгой" (см. раздел 3.1 "Новая задача"). Работа над книгой — очень долгий процесс, имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак, перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике о начале работы.

В окне Outlook раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная на рис. 6.1.

Совет

Не менее простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра информации.

Далее необходимо заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно стандартна и не требует особых пояснений.

Рис. 6.1. Форма Запись в дневнике

Пример 6.1. а. Ввод информации записи

Тема := Работа над книгой "Microsoft Outlook в подлиннике"

Тип Задача (рис. 6.2)

Организация := БХВ-Петербург

Следующая группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными способами Outlook (см. разделы 2.1.3 "Форматы даты и времени" и 2.2.2 "Новая встреча"). Поле Длительность (Duration) является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно двумя способами:

  1. Ввести время вручную или выбрать из раскрывающегося списка.
  2. Автоматически изменить длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration) автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей нажмите кнопку Остановить часы (Pause Timer). Стрелка часов остановится. При возобновлении работы снова нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача (см. раздел "Дополнительная информация о задаче").

Рис. 6.2. Раскрывающийся список типов записей

Замечание

В процессе работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях. Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.

Следующая группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.

Пример 6.1, б. Ввод информации записи

Описание

> Вставка > Элемент... (рис. 6.3)

Смотреть в Задачи

Вставить как Ярлык

Элементы Работа над книгой "Outlook в подлиннике"

OK

Контакты := Ekaterina Kondukova

Категории := BHV; Дела

Рис. 6.3. Диалоговое окно Вставка элемента

Рис. 6.4. Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)

По окончании создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).

Назад Начало Вперед