Офисные задачи в Outlook 2002



Работа с контактами

Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

  • Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.
  • Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 "Новое сообщение").
  • Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 "Планирование собраний").
  • Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.
  • Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (сл1. раздел 10.2 "Назначение задач").
  • Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 "Дневник").
  • Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 "Новая встреча ").
  • Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.
  • Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разды 11.5 "Net Meeting").
  • Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 "Отметить к исполнению ").
  • Отобразить схему адреса (Display Map of Address). Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.
  • Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.
  • Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт (см. раздел 12.1 "Основные принципы работы с новостями").
Указанные возможности доступны из меню Действия формы "Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.

Отметить к исполнению

Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.

Пример 4.12. Создание отметки к исполнению

{Выделите контакт}

> Действия > К исполнению...(рис. 4.15)

Отметка Отправить сообщение

Срок := 26.07.2001

ОК

Рис. 4.15. Диалоговое окно Отметка к исполнению

После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.

После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).

Позвонить контакту

Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).

Пример 4.13. Автонабор телефонного номера контакта

{Зъделите контакт}

> Действия > Позвонить контакту > Рабочий (рис. 4.16)

Позвонить

{Разговор}

Конец связи

Закрыть

Рис. 4.16. Диалоговое окно Новый звонок

Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 "Дневник".

Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора (рис. 4.17).

Под быстрым набором (рис. 4.18) подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.

Пример 4.14. Быстрый набор телефонного номера

> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>

Рис. 4.17. Диалоговое окно Параметры соединения

Рис. 4.18. Список Быстрый набор

Замечание

Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<D>.

Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.

Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя (Усаров Г. Е.) главному редактору издательства (Кондукова Е. В.).

Пример 4.15. Создание нового письма

{В папке Контакты выделите контакт адресата}

> Действия > Новое письмо

Строка даты

Стиль письма Обычный

Далее (рис. 4.19)

Приветствие деловое

Далее

Пометки служебное

Тема Тема: Outlook в подлиннике

Далее (рис. 4.20)

Адресная книга

Имя Георгий Ефимович Усаров

ОК

Заключение С уважением

Готово

Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office (рис. 4.19). Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на рис. 4.20 пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?

Рис. 4.19. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 2 из 4

Рис. 4.20. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 4 из 4

После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Созданное письмо

Замечание

Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 "Outlook и Office".

Назад Начало Вперед