Офисные задачи в Outlook 2002



Новый контакт

В этом разделе описываются процедуры создания и редактирования контакта. Чтобы не ходить далеко за примером, продемонстрируем создание контакта для автора данной книги.

Создание контакта

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 4.1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Рис. 4.1. Представление Адресные карточки папки Контакты

Рис. 4.2. Форма Контакт

Замечание

Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.

Для создания контакта нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкните по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact), изображенная на рис. 4.2.

Ввод общей информации о контакте

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

  • имя контакта;
  • телефоны;
  • адрес;
  • электронная почта и WWW-адрес;
  • описание.
Ввод имени контакта

Ввод полного имени осуществляется'следующим способом. Вы можете просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но заметьте, что если вы вводите Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий

Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей — имени, отчества и фамилии — для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).

В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.

Пример 4.1. Ввод полного имени контакта

Полное имя... (рис. 4.3)

Имя := Георгий

Отчество := Ефимович

Фамилия := Усаров

ОК

Рис. 4.3. Диалоговое окно Проверка полного имени

Замечание

Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.

Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).

Пример 4.2. Ввод должности и организации

Должность:= Писатель

Организация := Издательство BHV

Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка — Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options), показанном ниже (рис. 4.4).

Пример 4.3. Настройка параметров по умолчанию

> Сервис >Параметры Настройки

Параметры контактов...

По полному имени Имя (Отчество) Фамилия

Как хранить Фамилия, Имя

ОК

ок

Рис. 4.4. Диалоговое окно Параметры контактов

Ввод телефонного номера и адреса контакта

Следующая область общей информации о контакте — телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).

Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).

Пример 4.4. Ввод номера телефона

Рабочий (рис. 4.5)

Страна Россия

Код города := 812 {Санкт-Петербург}

Номер телефона := 295-31-15

ОК

Рис. 4.5. Диалоговое окно Проверка номера телефона

Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.

Замечание

Заметьте, что информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.

Следующее часто употребляемое поле — Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).

Пример 4.5. Ввод адреса

Домашний

Адрес... (рис. 4.6)

Улица := Новоизмайловский проспект д.32/1 кв.85

Город := Санкт-Петербург

Индекс := 198332

Страна Россия

ОК

Рис. 4.6. Диалоговое окно Проверка адреса

Ввод адреса электронной почты, Web-страницы и IМ-адреса

По умолчанию для каждого контакта хранится информация о трех адресах электронной почты (e-mail address): Эл. почта (E-mail), Эл. почта 2 (E-mail 2), Эл. почта 3 (E-mail 3), одной WWW-странице в Интернете и одном адресе Internet Mail.

Пример 4.6. Ввод адреса электронной почты и Web-страницы

Эл.почта := usarov@mail.ru

Web-страница:= http://www.usarov.narod.ru

IM-адрес:= usarov_george@hotmail.com

После ввода адреса электронной почты в поле Краткое имя (Display as) появится строка, которая будет отображаться в поле Кому (То) при составлении электронных писем данному контакту (см. главу 9 "Электронная почта"). По умолчанию это поле заполняется полным именем контакта и адресом электронной ПОЧТЫ В скобках, например Георгий Ефимович Усаров (usarov@mail.ru).

Можно изменить столь длинное имя на более короткое, например: Усаров Г. Е. Если контакт имеет более одного электронного адреса, то при нажатии на кнопку Эл. адрес и выбрав Эл. адрес 2 откроется поле для ввода дополнительного электронного адреса. Кнопка Выбор имени (Select Name) вызывает появление адресной книги, работа с которой будет рассмотренна чуть ниже.

После ввода адреса Web-страницы этот текст автоматически преобразуется в гиперссылку, щелчок по которой запустит обозреватель Интернета (например. Microsoft Internet Explorer) для того, чтобы вы могли посмотреть данную страницу. И наконец, поле Ш (Internet Mail). Это поле служит для ввода адреса IM, о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Описание

Последние четыре поля вкладки Общие (General) формы Outlook нам уже знакомы: Описание (Notes), Контакты (Contacts), Категории (Category), Частное (Private). Их смысл не меняется в контексте данной главы, поэтому заполнение их значений не вызовет у вас особых затруднений (см. раздел "Календарь" и раздел "Задачи").

Иногда полезно вкладывать в поле Описание файл с отсканированной фотографией контакта. Рассмотрим такое общее средство Outlook, как вставка объекта.

Рис. 4.7. Вкладка Общие формы Контакт

Пример 4.7. Вставка объекта

Описание контакта

>Вставка > Объект

Создать из файла

Файл := < Адрес файла >

ОК

На рис. 4.7 показан окончательный вариант заполнения вкладки Общие формы Контакт.

После заполнения формы необходимо ее сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Если вы хотите после закрытия одного контакта создать новый, то нажмите кнопку Сохранить и создать (Save and New).

4.1.3. Ввод дополнительной информации

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

  • Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.
  • Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).
  • Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.
  • Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.
На рис. 4.8 показана вкладка Подробности формы Контакт.

Рис. 4.8. Вкладка Подробности формы Контакт

Вкладка Действия

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.

На рис. 4.9 показана вкладка Действия для контакта Екатерина Кондукова.

По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).

Замечание

Двойной щелчок мышью по любому элементу в информационном окне вкладки Действия откроет форму этого элемента для редактирования.

Рис. 4.9. Вкладка Действия формы Контакт

Вкладка Сертификаты

Вкладка Сертификаты (рис. 4.10) служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Подробно о сертификатах и цифровых подписях будет рассказано в разделе 9.3.4 "Безопасность".

Рис. 4.10. Вкладка Сертификаты формы Контакт

Вкладка Все поля

И наконец, последняя вкладка Все поля дает возможность пользователю ввести и просматривать информацию, не отображаемую как отдельные поля на вкладках формы Контакт. В приведенном ниже примере вносится информация об увлечениях контакта.

Пример 4.8. Ввод дополнительной информации

Группы полей для выбора Все поля контакта (рис. 4.11)

Имя Увлечения

Значение := Баскетбол, шахматы

Рис. 4.11. Вкладка Все поля формы Контакт

Если вы хотите внести информацию о контакте, для которой не существует стандартного поля, можно создать его специально. Например, Outlook не имеет полей для метрических характеристик контакта (вес, рост и т. д.).

Пример 4.9. Создание поля

Создать... (рис. 4.12)

Имя := Вес

Тип Целое число

Формат 234

ОК

Рис. 4.12. Диалоговое окно Новое поле

Создавая новое поле, пользователь обязан определить его имя, тип и формат.

  • Имя (Name). Задает уникальное имя нового поля, т. е. в случае, если пользователь ввоит имя уже существующего поля, выдается соответствующее предупреждение, предлагающее сменить название.
  • Тип (Туре). Данный раскрывающийся список определяет тип хранимых данных. Если пользователь определил целочисленный тип данных, то будет невозможным ввод текстовой информации или вещественных значений.
  • Формат (Format). Данный раскрывающийся список показывает (в зависимости от выбранного типа) формат отображения данных. Так, например, для целочисленного типа, помимо стандартного формата, можно использовать компьютерный (640К, 2.4 M).
Назад Начало Вперед