Офисные задачи в Outlook 2002

ремонт холодильников в балашихе флагман лодки


Новая задача

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной задачи на примере работы над написанием книги.

Создание единичной задачи

Создание единичной задачи аналогично созданию встречи. Простейшим способом, на наш взгляд, является двойной щелчок левой кнопкой мыши в строке с надписью Щелчок добавит элемент Задача (Click here to add a new Task). Появится форма Задача (Task), показанная на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Форма Задача

Ввод темы, даты начала и срока выполнения задачи

После открытия формы Задача по умолчанию открывается вкладка Задача (Task) и курсор находится в поле Тема (Subject). Введите тему задачи — написание книги "Outlook в подлиннике".

Следующие два поля Срок (Due date) и Дата начала (Start date). По умолчанию Outlook не устанавливает ни срок окончания, ни дату начала задачи. Такая задача называется бессрочной. Но в нашем случае писатель обязался предоставить материал книги в издательство через четыре месяца. Таким образом, дата начала задачи — 01.05.2001, а срок окончания задачи — 01.09.2001. Эти данные можно вводить в любом формате и любыми способами, описанными выше (либо выбирая из раскрывающегося списка календаря, либо вводя их вручную).

Пример 3.1. Ввод начала и срока выполнения задачи

Дата начала := 01.05.2001

Срок := четыре месяца

Outlook не позволяет вводить дату начала выполнения задачи без определения срока ее выполнения, т. е. со значением Нет (None). При попытке ввести дату начала при данном значении срока Outlook автоматически установит срок, равный дате начала работы. Но Outlook позволяет и обратное, т. е. можно установить срок выполнения задачи без определения даты начала. Это удобно в случае задачи, срок выполнения которой лимитирован, например 31 декабря. Таким образом, подчеркивается, что работа над задачей может начаться в любое время, но она должна быть обязательно выполнена до Нового года.

Определения состояния, готовности и важности задачи

Любая задача характеризуется специальными параметрами: состоянием (Status) и готовностью (Complete). Как видно из названия, эти два параметра определяют состояние задачи на данный момент, но в первом случае качественно, а во втором — в процентном соотношении.

По умолчанию Outlook определяет для новой задачи в поле Состояние (Status) значение Не началась (Not Started). Помимо этого состояния существуют еще четыре: Выполняется (In Progress), Завершена (Completed), В ожидании (Waiting for something else), Отложена (Deferred), смысл которых ясен из названия (рис. 3.2).

По умолчанию поле Готово (Complete) равно 0%. Естественно, что значения полей Состояние и Готово тесно связаны. Ниже приведена таблица соотношения значений этих полей (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Соотношение значений полей Состояние и Готово

Значение состояния

Значение готовности

Не началась

0%

Выполняется

0-99%

Завершена

100%

В ожидании

0-99%

Отложена

0-99%

В процессе выполнения задачи необходимо изменять значения этих полей — таким образом можно отслеживать работу над задачей.

Наконец, последнее поле, входящее в эту группу, — Важность (Importance). Данное поле имеет три значения: Высокая (High), Обычная (Normal) и Низкая (Low). По умолчанию всем новым задачам Outlook присваивает обычную важность.

Пример 3.2. Определение состояния, готовности и важности задачи

Состояние Выполняется

Готово := 5%

Поскольку писатель заключает договор на основе готового плана-проспекта книги, а зачастую и на основе написанного введения, можно считать, что 5% работы уже выполнено.

Важность Высокая

Рис. 3.2. Форма Задача с заполненными полями состояния

3.1.4. Оповещение, описание задачи и ее исполнитель

Установка оповещения для задачи похожа на установку оповещения для встречи, только, в отличие от последней, напоминание о задаче устанавли вается на определенную дату и время. По умолчанию Outlook устанавливает оповещение на 9:30 утра в день завершения задачи. Однако пользователь может поменять дату и время.

Замечание

Так же, как и в случае со встречей, пользователь может изменить формат звукового оповещения, нажав на кнопку с иконкой громкоговорителя и указав требуемый файл для проигрывания.

Для изменения времени оповещения, устанавливаемого по умолчанию, выберите команду меню > сервис > параметры и в диалоговом окне Параметры (Options), на вкладке Настройка (Preferences), измените значение поля Оповещение (Reminder time) для задачи.

Поле Описание задачи служит для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и другие внедренные объекты, я пропущу описание этого поля до раздела 3.2 "Вставка объектов".

В нашем случае все законченные и отредактированные файлы будут присоединяться к задаче. Более того, поскольку условно выполнение задачи разбито на три этапа, давайте оповещать о ходе работы над задачей каждый месяц.

Пример 3.3. Установка оповещения и описание задачи

Оповещение, Дата := 01.06.2001, Время := 10:30

Описание := Книга содержит 22 главы плюс Введение. <Enter>

Вставка > Файл. . .

Папка <Папка с файлами>

Вставка

При создании задачи предполагается, что она будет выполняться пользователем, поэтому он автоматически назначается ответственным за задачу или, в терминологии Outlook, становится ее владельцем (Owner). Значение для этого поля берется из поля Имя пользователя (User Name), которое вы заполняли при установке и настройке Outlook (см. разды 1.1 "Установка и запуск Outlook"). При работе над задачей автономно значение этого поля теряет смысл, но при перепоручении выполнения задачи использование этого параметра становится весьма актуальным (см. раздел 10.2 "Назначение задач").

Категории, контакты и частность

Назначение контактов, категорий и параметра частности было подробно описано в предыдущей главе. Здесь же ограничимся лишь примером, напоминающим работу с этими полями.

Пример 3.4. Назначение контактов и категорий

Контакты. . .

Элементы: <Контакт>

ок

Категории. . .

BHV

Дела

ОК

После заполнения всех полей формы Задача (Task) щелкните кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Форма Задача (Task) с заполненными полями отображена на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Вкладка Задача формы Задача с заполненными полями

Дополнительная информация о задаче

После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение Не началась (Not Started) на Выполняется (In Prog ress), и о готовности, увеличивая значение с 0 до 100%. Помимо этих значений можно изменять любые другие параметры задачи, продлевать срок задачи или переносить дату начала, понижать или повышать важность и т. д.

Более того, если необходимо ввести более подробную информацию, воспользуйтесь вкладкой Подробно (Details), внешний вид которой показан на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Вкладка Подробно формы Задача

На этой вкладке можно вносить информацию о расходах, затраченном времени, дополнительных контактах и т. д. Эта информация может быть очень полезна при дальнейшем анализе задачи, а также при планировании аналогичных задач. Например, не всегда упомнишь, какие расходы были сделаны два года тому назад, но, имея информацию поля Расходы (Billing Information), можно мгновенно составить смету расходов для вновь планируемой задачи.

Назад Начало Вперед