Офисные задачи в Outlook 2003

продажа пгс



Глава 7. Отслеживание информации


    Глава 7. Отслеживание информации
    Глава 7. Отслеживание информации В данной главе вы узнаете, как: создавать и обновлять задачи; присваивать и отслеживать задачи; осуществлять организацию задач; осуществлять управление задачами; с...
    Создание и обновление задач
    Создание и обновление задач Задачи могут повторяться через равные интервалы времени либо через промежутки, устанавливаемые по дате, в которой задача была помечена как выполненная. Например, можно...
    Иллюстрация 1
    Иллюстрация 1 Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) появится новая задача. На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Созд...
    Иллюстрация 2
    Иллюстрация 2 Щелкните на кнопке списка справа от поля Priority (Приоритет) и выберите High (Высокий). На панели инструментов нажмите кнопку Recurrence (Повторение). Появится диалоговое окно Task...
    Иллюстрация 3
    Иллюстрация 3 Убедитесь, что в области Recurrence pattern (Повторять) выбрана опция Weekly (Еженедельно) и отмечена опция Monday (Понедельник). По завышении задачи через каждую неделю она переназн...
    Совет 1
    Совет 1 Можно быстро создать новую задачу прямо из папки Tasks (Задачи). Просто щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент). После этого введите тему задачи, нажмите кла...
    Иллюстрация 4
    Иллюстрация 4 В области Tasks (Задачи) щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder time (Время оповещения) и выберите 9:00 AM (9:00). Оповещения для всех создаваемых задач будут устанавливат...
    Совет 2
    Совет 2 Можно быстро создать, задачу из сообщения электронной почты. Просто перетащите сообщение,на кнопку Tasks (Задачи) на панели Navigation Pane (Область переходов) и заполните появившуюся форм...
    Назначение и отслеживание задач
    Назначение и отслеживание задач Несмотря на то, что можно обновлять задачи, созданные для себя, при присвоении задачи какому-либо другому пользователю ее обновлять сможет только этот пользователь....
    Иллюстрация 5
    Иллюстрация 5 Щелкните в области комментариев и введите Отчет об учете товаров в качестве описания типа запрашиваемого отчета. На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Если появится...
    Иллюстрация 6
    Иллюстрация 6 В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Submit report (Отправка отчета). Появится форма задачи. По мере выполнения задачи ее состояние будет отражаться в заголовке вкладки...
    Иллюстрация 7
    Иллюстрация 7 Щелкните на вкладке Details (Детали), чтобы открыть ее. По мере выполнения задачи или после ее завершения вся соответствующая информация или дата завершения отобразится в заголовке д...
    Иллюстрация 8
    Иллюстрация 8 Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма Task (Задача) закроется, и вновь отобразится список Tasks (Задачи)....
    Совет 3
    Совет 3 Если требуется поручить задачу другому пользователю, но нет необходимости в отслеживании ее выполнения, можно отправить задачу в виде вложения электронного сообщения, а не назначать задачу...
    Иллюстрация 9
    Иллюстрация 9 В списке Name (Имя) щелкните на любом контакте, нажмите кнопку То (Кому), после чего нажмите ОК. Имя и адрес электронной почты контакта будут введены в поле То (Кому). Нажмите кнопку...
    Организация задач
    Организация задач Задачи можно легко распределить при помощи папок, категорий и представлений посредством использования панели Ways to Organize Tasks (Настройка папки Задачи). Находясь в папке Tas...
    Совет 4
    Совет 4 Для управления большим списком задач можно распределить задачи по папкам. Чтобы переместить задачу в папку, просто перетащите ее из списка Tasks (Задачи) в папку Task Items (Задачи) в спис...
    Иллюстрация 10
    Иллюстрация 10 Нажмите ОК. Диалоговое окно Available Categories (Имеющиеся категории) закроется. Категория Miscellaneous (Другие) будет добавлена в форму Task (Задача)....
    Иллюстрация 11
    Иллюстрация 11 Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Обновленная задача сохранится в папке Tasks (Задачи). Дважды щелкните на задаче Submit timesheet (Утверждение расписания). Появи...
    Иллюстрация 12
    Иллюстрация 12 В диалоговом окне Categories (Категории) нажмите ОК. Диалоговое окно Categories (Категории) закроется. Категория «Платежная ведомость» добавится в форму Task (Задача). На панели инс...
    Иллюстрация 13
    Иллюстрация 13 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), после чего выберите Simple List (Простой список). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в предс...
    Иллюстрация 14
    Иллюстрация 14 Отметьте опцию Reminder (Оповещение). Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату следующего дня. Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и...
    Управление задачами
    Управление задачами По мере выполнения задач возникает надобность в их удалении из перечня намеченных действий. Некоторые задачи могут оказаться не обязательными для выполнения, и их также можно у...
    Совет 5
    Совет 5 Если на задачах установлены оповещения, то при приближении сроков выполнения начнут отображаться оповещения. При появлении оповещения на экране можно выполнить одно из трех действий. Нажат...
    Принятие и отклонение задач
    Принятие и отклонение задач Чтобы принять задачу: Дважды щелкните на запросе о задаче, чтобы открыть форму Task (Задача). На панели инструментов нажмите кнопку Accept (Принять). В диалоговом окне...
    Иллюстрация 15
    Иллюстрация 15 Если имя пользователя, запросившего задачу, или его адрес электронной почты не введен автоматически в поле То (Кому), следует ввести соответствующую информацию сейчас....
    Иллюстрация 16
    Иллюстрация 16 В теле сообщения над имеющимся текстом введите Подтвержденные платежи, помеченные в бухгалтерской программе и нажмите кнопку Send (Отправить). Форма сообщения закроется, и отчет о с...
    Совет 6
    Совет 6 Из задачи можно быстро создать встречу. Просто перетащите задачу на кнопку Calendar (Календарь) на панели Navigation Pane (Область переходов), после чего заполните форму Appointment (Встре...
    Иллюстрация 17
    Иллюстрация 17...
    Совет 7
    Совет 7 Можно быстро пометить задачу как завершенную в списке Tasks (Задачи) в представлении Simple List (Простой список) или в области TaskPad (Область задач) в представлении календаря по умолчан...
    Иллюстрация 18
    Иллюстрация 18 Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Пользователю, запросившему задачу, будет автоматически отправлен отчет о состоянии. Задача отобразится к...
    Иллюстрация 19
    Иллюстрация 19 Нажмите кнопку Remove Recurrence (Удалить повторение). Диалоговое окно Task Recurrence (Повторение задачи) закроется, и вновь отобразится обновленная форма Task (Задача). На панели...
    Иллюстрация 20
    Иллюстрация 20 На панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Появится окно сообщения с предложением удалить все вхождения данной задачи. В окне сообщения отметьте опцию Delete all (Удали...
    Создание и обновление заметок
    Создание и обновление заметок В данном упражнении будет показано, как создавать и изменять заметки. Если окно Outlook еще не развернуто, нажмите кнопку Maximize (Развернуть). В области Navigation...
    Иллюстрация 21
    Иллюстрация 21 Чтобы сохранить заметку, нажмите кнопку Close (Закрыть). Заметка будет сохранена в папке Notes (Заметки), и в качестве - названия заметки отобразится первая строка....
    Иллюстрация 22
    Иллюстрация 22 Дважды щелкните на созданной заметке. Появится форма Note (Заметка). Измените содержимое заметки, щелкнув в конце второй строки, нажав Enter и введя текст По электронной почте отпра...
    Организация и управление заметками
    Организация и управление заметками В данном упражнении будет показано, как изменять параметры представления, сортировать заметки, присваивать заметкам цвета, пересылать заметку и связывать заметку...
    Иллюстрация 23
    Иллюстрация 23 Щелкните на поле Item(s) belong to these categories (Элемент принадлежит следующей категории), введите То Do, после чего нажмите кнопку Add to List (Добавить). Категория будет добав...
    Иллюстрация 24
    Иллюстрация 24 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление), после чего выберите By Color (По цвету). Заметки буд...
    Иллюстрация 25
    Иллюстрация 25 Дважды щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley). Отобразится форма Note (Заметка). В левом верхнем углу щелкните на значке Note (Заметка), после че...
    Иллюстрация 26
    Иллюстрация 26...
    Совет 8
    Совет 8 В качестве редактора электронных сообщений по умолчанию в упражнениях данной книги используется Microsoft Word. Если Word не является редактором сообщений по умолчанию, изображение на экра...
    Иллюстрация 27
    Иллюстрация 27 В списке Items (Элементы) щелкните на записи контакта Akers, Kim и нажмите ОК. Если папка Contacts (Контакты) не содержит запись для Kim Akers, щелкните на любом другом контакте, по...
    Иллюстрация 28
    Иллюстрация 28 Щелкните на заметке Phone Call from Shirley (Телефонный звонок от Shirley) и нажмите клавишу Del .Список Activities (Действия) обозначит, что заметка теперь находится в папке Delete...
    Ключевые моменты
    Ключевые моменты Можно создавать задачи для самого себя и поручать выполнение э дач контактам. Можно представлять и сортировать задачи различными способами, а также группировать задачи по категори...








Начало