Офисные задачи в Outlook 2003




Глава 6. Создание и организация списка контактов


    Глава 6. Создание и организация списка контактов
    Глава 6. Создание и организация списка контактов В этой главе вы узнаете, как: создавать и обновлять контактную информацию; осуществлять организацию контактной информации; отслеживать взаимодейств...
    Совет 1
    Совет 1 Если личная адресная книга является частью профиля Outlook, то к ней можно осуществлять доступ из диалогового окна Address Book (Адресная книга) посредством выбора пункта Personal Address...
    Создание и обновление контактной информации
    Создание и обновление контактной информации Список Contacts (Контакты) приложения Outlook следует воспринимать как мощное электронное средство хранения информации, необходимой для оперативной связ...
    Иллюстрация 1
    Иллюстрация 1 В поле Company (Компания) введите Все для сада (The Garden Company) и нажмите клавишу Tab еще раз. Outlook отформатирует имя следующим образом: Garden Company, The. В области Phone N...
    Решение проблем 1
    Решение проблем 1 При первом вводе телефонного номера контакта Outlook может отобразить диалоговое окно с предложением указать страну и код области. Эта информация позволяет Outlook настроить прав...
    Совет 2
    Совет 2 Outlook автоматически проверяет адреса на стандартные элементы, такие как адрес, город, штат и почтовый код. Если Outlook не удается идентифицировать эти элементы, появляется диалоговое ок...
    Иллюстрация 2
    Иллюстрация 2...
    Совет 3
    Совет 3 В организации с корпоративной сетью (например, сетью Microsoft Exchange Server) не требуется указывать полностью адрес электронной почты; вместо этого достаточно использовать псевдоним эле...
    Иллюстрация 3
    Иллюстрация 3 В папке Contacts (Контакты) дважды щелкните на записи Kim Akers. Отобразится форма контакта Kim Akers. В поле Business (Рабочий) введите 206-555-0100 и нажмите Enter. Обратите вниман...
    Иллюстрация 4
    Иллюстрация 4 Нажмите кнопку Close (Закрыть). В окне сохранения изменений выберите Yes (Да), после чего выберите No (Нет) в окне с предложением создать событие в личной папке Calendar (Календарь)....
    Добавление фотографии контакта
    Добавление фотографии контакта Форма контакта содержит пространство для изображения, в которое можно поместить фотографию пользователя соответственно имени или другой информации, указанной в форме...
    Добавление адресов обмена мгновенными сообщениями
    Добавление адресов обмена мгновенными сообщениями При использовании программ Windows Messenger или MSN Messenger можно легко добавлять записи из списка Outlook Contacts (Контакты) в список контакт...
    Организация контактной информации
    Организация контактной информации По мере роста объемов хранимой контактной информации управление и организация контактов может несколько усложниться с помощью Outlook можно удалять ненужную конта...
    Совет 4
    Совет 4 Запись контакта можно также удалить посредством нажатия клавиши. Просто щелкните на записи и нажмите клавишу Del . В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder L...
    Иллюстрация 5
    Иллюстрация 5 Щелкните на папке Deleted Items (Удаленные). В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), росле чего выберите Subject (Тема). Отобразится содержимо...
    Совет 5
    Совет 5 Удаленные элементы можно восстановить при помощи команды Undo (Отменить). Сразу после удаления элемента в меню Edit (Правка) выберите Undo Delete (Отменить удаление) или нажмите клавиши Ct...
    Совет 6
    Совет 6 Можно создать новое сообщение для контакта, щелкнув правой кнопкой мыши на записи контакта и выбрав New Message to Contact (Создать сообщение для контакта). В меню View (Вид) наведите указ...
    Иллюстрация 6
    Иллюстрация 6 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Phone List (Список телефонов). Контакты ото...
    Иллюстрация 7
    Иллюстрация 7...
    Совет 7
    Совет 7 В списке Phone (Телефон) и в других представлениях типа «список» можно быстро добавить новый контакт при помощи стрелки вверху списка. Нужно просто ввести информацию в каждую ячейку, нажат...
    Иллюстрация 8
    Иллюстрация 8 Щелкните еще раз на заголовке столбца Full Name (Полное имя). Записи контактов будут отсортированы в порядке убывания в столбце Full Name (Полное имя). Стрелка сортировки будет указы...
    Иллюстрация 9
    Иллюстрация 9 Дважды щелкните на записи контакта Karen Berg. Появится форма контакта Karen Berg....
    Совет 8
    Совет 8 В форме Contact (Контакт) можно осуществлять доступ к веб-сайту контакта. Просто щелкните на ссылке в поле Web page address (Адрес веб-страницы). Также можно получить карту адреса контакта...
    Иллюстрация 10
    Иллюстрация 10 Дважды щелкните на записи контакта Kim Akers. Отобразится запись контакта Kim Akers. Нажмите кнопку Categories (Категории). Появится диалоговое окно Categories (Категории). В област...
    Иллюстрация 11
    Иллюстрация 11 Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Categories (Категории). На панели инструментов формы контакта Kim Akers нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма контакта...
    Иллюстрация 12
    Иллюстрация 12 В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на пункт Current View (Текущее представление) и выберите Address Cards (Адресные карточки). З...
    Совет 9
    Совет 9 Можно изменить имеющееся представление контактов или создать свое собственное. Для этого в меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Current View (Текущее представление) и выберите...
    Отслеживание взаимодействий с контактами
    Отслеживание взаимодействий с контактами Отслеживание элементов можно осуществлять либо из вкладки Activities (Действия) формы Contacts (Контакты), либо из дневника Outlook. Вкладка Activities (Де...
    Иллюстрация 13
    Иллюстрация 13 Нажмите кнопку Close (Закрыть)....
    Совет 10
    Совет 10 Во многом аналогичным образом можно связывать с контактом встречи, задачи и даже другие контакты. Откройте элемент и нажмите кнопку Contacts (Контакты) в левом нижнем углу. Сообщения элек...
    Иллюстрация 14
    Иллюстрация 14 Щелкните на кнопке списка справа от поля Due by (Срок) и выберите 19 июня 2003 года, после чего нажмите ОК. (Если данный шаг выполняется после 19 июня 2003 года, щелкните на дате бо...
    Совет 11
    Совет 11 При просмотре контактной информации в списке можно быстро Пометить флаг «к исполнению» как завершенный, щелкнув на значке Флага и выбрав в ниспадающем меню Completed (Завершено). Если тре...
    Отправка и получение контактной информации по электронной почте
    Отправка и получение контактной информации по электронной почте В этом упражнений будет осуществлена отправка контактной информации по электронной почте, а также будет сохранена контактная информа...
    Иллюстрация 15
    Иллюстрация 15...
    Совет 12
    Совет 12 Чтобы отправить информацию нескольким контактам в одном и том же сообщении электронной почты, выберите нужные записи контактов и в меню Actions (Действия) выберите Forward (Переслать) или...
    Иллюстрация 16
    Иллюстрация 16 Дважды щелкните на карточке vCard. Появится диалоговое окно Opening Mail Attachment (Открытие вложения электронной почты). Нажмите кнопку Open (Открыть). Появится форма контакта Kar...
    Иллюстрация 17
    Иллюстрация 17 Выберите опцию Add thjs as a new contact anyway (Все равно добавить этот контакт), после чего нажмите ОК. Контактная информация будет сохранена в папке Contacts (Контакты) в виде вт...
    Иллюстрация 18
    Иллюстрация 18 He забудьте удалить контакт Karen Berg из своей собственной папки Contacts (Контакты)....
    Печать контактной информации
    Печать контактной информации В данном упражнении будет выведен на печать список телефонов, после чего будет распечатан набор ключевых записей контактов в виде адресных карточек. Важно. Для выполне...
    Совет 13
    Совет 13 Данное упражнение можно выполнить в своей собственной папке Contacts (Контакты) либо в учебной папке Contacts (Контакты). Откройте учебную папку Contacts (Контакты) или свою собственную п...
    Иллюстрация 19
    Иллюстрация 19 На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать). Убедитесь, что в поле Print range (Диапазон печати) выбрана опция All rows (Все строки...
    Иллюстрация 20
    Иллюстрация 20 На панели инструментов окна Print Preview (Предварительный просмотр) нажмите кнопку Close (Закрыть). Окно предварительного просмотра закроется. В папке Contacts (Контакты) щелкните...
    Иллюстрация 21
    Иллюстрация 21 На панели инструментов нажмите кнопку Print (Печать). Появится диалоговое окно Print (Печать). Убедитесь, что в поле Print Style (Стиль печати) выбран стиль Card Style (Карточки). В...
    Ключевые моменты
    Ключевые моменты Если в сети используется Microsoft Exchange Server, список адресов Global Address List (Глобальный список адресов) содержит записи всех пользователей. Можно создать дополнительные...








Начало