Офисные задачи в Outlook 2003




Глава 5. Назначение и управление собраниями


    Глава 5. Назначение и управление собраниями
    Глава 5. Назначение и управление собраниями В этой главе вы узнаете, как: назначать собрания; отвечать на запросы о собрании; обновлять и отменять собрания; просматривать календари других пользова...
    Назначение собраний
    Назначение собраний С помощью Outlook осуществляется автоматический подбор времени для проведения собраний. Можно указать, обязательно ли присутствие того или иного приглашенного. Outlook использу...
    Иллюстрация 1
    Иллюстрация 1 Нажмите кнопку Add Others (Другие) и в ниспадающем списке выберите Add From Address Book (Добавить из адресной книги). Появится диалоговое окно Select Attendees and Recources (Выбор...
    Иллюстрация 2
    Иллюстрация 2 В списке Name (Имя) щелкните на имени Kim Akers и нажмите кнопку Required (Обязательный). Имя добавится в список Required Attendees (Обязательный). В списке Name (Имя) щелкните на им...
    Иллюстрация 3
    Иллюстрация 3 Используйте горизонтальную полосу прокрутки в области сведений о занятости, чтобы просмотреть доступность участников для 17 июня 2003 года. Участник может быть свободен, неопределенн...
    Совет 1
    Совет 1 Можно быстро находить свободное время для всех участников и ресурсов. Нажмите кнопку AutoPick Next (Автовыбор) в диалоговом окне Plan a Meeting (Планировщик собрания) или на вкладке Schedu...
    Иллюстрация 4
    Иллюстрация 4 Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать). Появится новая безымянная форма собрания с уже присутствующими участниками и указанным временем проведения собрания. В поле Subject (Тема)...
    Иллюстрация 5
    Иллюстрация 5 В диалоговом окне Plan A Meeting (Назначение собрания) нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма планировщика собраний закроется. Перейдите к календарю и щелкните в календарике на дате 1...
    Иллюстрация 6
    Иллюстрация 6...
    Назначение ресурсов для собрания.
    Назначение ресурсов для собрания. Чтобы назначить ресурс при создании запроса на собрание: В форме Meeting (Собрание) откройте вкладку Scheduling (Планирование). Нажмите кнопку Add Others (Другие)...
    Назначение и проведение собраний по сети
    Назначение и проведение собраний по сети С помощью программы NetMeeting, поставляемой с Microsoft Internet Explorer, можно проводить в интернете собрания по сети. NetMeeting позволяет проводить ау...
    Совет 2
    Совет 2 Для получения более подробной информации о работе с NetMeeting запустите NetMeeting, войдите в меню Help (Справка) и выберите Help Topics (Вызов справки). Чтобы запустить NetMeeting, нажми...
    Создание ответа на запрос о собрании
    Создание ответа на запрос о собрании Можно отправлять запросы о собраниях и получать их от других пользователей. При получении запроса предусмотрен ответ одним из трех способов. Можно принять приг...
    Иллюстрация 7
    Иллюстрация 7 Чтобы просмотреть собрание в календаре, перед тем как отве- чать на него, нажмите кнопку Calendar (Календарь) на панели инструментов. Календарь появится в новом окне; в нем будет ото...
    Иллюстрация 8
    Иллюстрация 8...
    Совет 3
    Совет 3 При принятии или отклонении запроса о собрании можно отправить стандартный ответ, отправить собственный ответ или не отправлять ответ вовсе. Если не отправить ответ организатору собрания,...
    Иллюстрация 9
    Иллюстрация 9 На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроется. Собрание не будет добавлено в календарь. В папке Входящие (Inbox) щелкните...
    Иллюстрация 10
    Иллюстрация 10 Нажмите кнопку Propose Time (Предложить время). Диалоговое окно Propose New Time (Предложите новое время) закроется и появится форма ответа на запрос. Тема в ответе будет указывать...
    Иллюстрация 11
    Иллюстрация 11 Введите в теле сообщения текст Меня не будет на работе в понедельник утром и нажмите на панели инструментов кнопку Send (Отправить). Ответ будет отправлен, и форма собрания закроетс...
    Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании
    Автоматическая отправка ответов на запросы о собрании Можно настроить Outlook на автоматическую отправку ответов на запросы о собраниях. Outlook будет обрабатывать запросы о собраниях и отказы, от...
    Обновление и отклонение запросов о собрании
    Обновление и отклонение запросов о собрании В этом упражнении вы создадите собрание, переназначите его, измените список участников собрания и отмените собрание. Не забудьте проинформировать участн...
    Иллюстрация 12
    Иллюстрация 12 В меню Actions (Действия) выберите Cancel Meeting (Отменить собрание). Появится окно сообщения с предложением отправить участникам уведомление об отмене собрания. Убедившись, что вы...
    Совет 4
    Совет 4 Можно быстро отправить новое электронное сообщение всем участникам того или иного собрания. Просто откройте собрание и выберите в меню Actions (Действия) пункт New Message to Attendees (Со...
    Просмотр календаря другого пользователя
    Просмотр календаря другого пользователя При организации собрания полезно выяснить, когда у возможных участников есть свободное время. В Outlook можно выяснять, занят пользователь или свободен, при...
    Иллюстрация 13
    Иллюстрация 13 Нажмите кнопку New (Создать). Появится диалоговое окно Create New Group Schedule (Создание группового расписания). В поле Type a name for the new Group Schedule (Введите название гр...
    Иллюстрация 14
    Иллюстрация 14 Нажмите кнопку Add Others (Другие) и выберите Add from Address Book (Добавить из адресной книги) в ниспадающем меню. Появится диалоговое окно Select Members (Выбор участников). Чтоб...
    Совет 5
    Совет 5 Данное упражнение можно выполнить с использованием своих собственных реальных контактов. Для этого просто выберите имена в общем списке адресов вместо предлагаемых здесь. В поле Name (Имя)...
    Иллюстрация 15
    Иллюстрация 15 Чтобы отобразить самую последнюю информацию о расписании, нажмите кнопку Options (Параметры) и выберите Refresh Free/Busy (Обновить сведения о занятости). Область сведений о занятос...
    Иллюстрация 16
    Иллюстрация 16 Нажмите кнопку Make Meeting (Организовать) и выберите New Meeting with All (Создать собрание со всеми) в появившемся меню. Появится форма нового собрания с именами участников в поле...
    Открытие доступа к календарю другим пользователям
    Открытие доступа к календарю другим пользователям Можно сделать календарь доступным другим пользователям сети, как в случае с любой другой папкой. Чтобы сделать календарь общим с другим пользовате...
    Сохранение календаря в виде веб-страницы
    Сохранение календаря в виде веб-страницы Чтобы было легче координировать свои планы с другими пользователями, можно опубликовать расписание в интрасети или в интернете. Сотрудники и клиенты смогут...
    Совет 6
    Совет 6 При сохранении календаря как веб-страницы его можно сохранять локально на компьютере либо в сетевом расположении. Для обеспечения доступа других пользователей к этой веб-странице требуется...
    Иллюстрация 17
    Иллюстрация 17 Убедитесь, что отмечена опция Open saved web page in browser (Открыть сохраненную веб-страницу в браузере), после чего нажмите кнопку Save (Сохранить). Диалоговое окно Save as Web P...
    Иллюстрация 18
    Иллюстрация 18 Просмотрите календарь, после чего нажмите в браузере кнопку Close (Закрыть). Окно браузера закроется....
    Открытие доступа к расписанию в интернете
    Открытие доступа к расписанию в интернете Microsoft предлагает к использованию веб-сервис Microsoft Office Internet Free/Busy Service, позволяющий публиковать сведения о занятости в определенном б...
    Ключевые моменты
    Ключевые моменты Можно открывать общий доступ к календарю, чтобы члены организации могли просматривать встречи и собрания, либо открывать доступ только к сведениям о доступности. Календарь можно т...








Начало